Hoppa till huvudinnehåll

Hur skapar jag extern datavalidering i ett annat ark eller arbetsbok?

Generellt använder vi datavalidering för att begränsa användarna att ange de värden vi vill ha, men har du någonsin försökt skapa en extern datavalidering i ett annat ark eller arbetsbok, vilket innebär att källdata och datavalidering inte finns i samma ark eller ens samma arbetsbok? I den här artikeln kommer jag att presentera metoden för hantering av detta problem i Excel.

Skapa extern datavalidering i ett annat ark

Skapa extern datavalidering i olika arbetsböcker


pil blå höger bubbla Skapa extern datavalidering i ett annat ark

Ta till exempel skapa rullgardinslistan, jag skapar källan i ett ark och använder sedan Range Name för att skapa rullgardinsmenyn i ett annat ark baserat på värdekällan.

1. Skapa källvärdet för listrutan i ett ark som du vill. Se skärmdump:
validering av extern extern data 1

2. Välj dessa källvärden och gå till Namn Box för att definiera ett intervallnamn för cellerna, här anger jag Land i Namn Box, och tryck sedan på ange för att avsluta namngivningen. Se skärmdump:
validering av extern extern data 2

3. Gå till arket du vill skapa den här externa rullgardinsmenyn och välj en cell eller ett intervall för att placera rullgardinsmenyn, G1: G4, till exempel, och klicka Data > Datagransknings. Se skärmdump:
validering av extern extern data 3

4. I Datagransknings dialog, klicka Inställningar fliken och välj Lista från Tillåt rullgardinsmeny och ange sedan = Land (Land är det namn du har definierat för källområdet i steg 2, du kan ändra det som du vill) i rutan med Källa. Se skärmdump:
validering av extern extern data 4

5. klick OK, nu har den externa datavalideringen skapats.
validering av extern extern data 5


pil blå höger bubbla Skapa extern datavalidering i olika arbetsböcker

För att skapa extern datavalidering i en annan arbetsbok måste du också använda Namnintervall.

Ta till exempel att skapa rullgardinsmenyn.

1. Skapa källvärdena som du behöver i ett ark, välj sedan källvärden och gå till Namn Box för att ge källområdet ett namn och tryck på ange nyckel, ta CusName till exempel. Se skärmdump:
validering av extern extern data 6

2. Gå sedan till den arbetsbok du vill skapa rullgardinsmenyn, välj en tom kolumn i ett ark, till exempel kolumn J och klicka Formler > Definiera namn. Se skärmdump:
validering av extern extern data 7

3. I Nytt namn dialogrutan, ange ett namn i Namn och välj Arbetsbok från Omfattning och skriv sedan den här formeln = Source.xlsx! CustName (Källa är arbetsbokens namn på arbetsboken källdata i, och CustName är det intervallnamn du skapade för källdata i steg 1, du kan ändra dem efter behov) i Refererar till textruta. Se skärmdump:
validering av extern extern data 8

4. klick OK. Välj sedan det intervall du vill skapa den externa rullgardinsmenyn, L1: L4, och klicka Data > Datagransknings. Se skärmdump:
validering av extern extern data 9

5. I Datagransknings dialog, klicka Inställningar fliken och välj Lista från Tillåt rullgardinsmeny och ange denna formel = MyCustList (MyCustList är det intervallnamn du ger den tomma kolumnen i steg 3, du kan ändra det efter behov) till Källa låda. Se skärmdump:
validering av extern extern data 10

6. klick OK. Nu har den externa datavalideringen i en annan arbetsbok skapats. Se skärmdump:
validering av extern extern data 11

Anmärkningar: Endast när de två arbetsboken är öppna samtidigt (källdataarboken och datavalideringsarboken) kan den externa datavalideringen fungera korrekt.

Bästa kontorsproduktivitetsverktyg

🤖 Kutools AI Aide: Revolutionera dataanalys baserat på: Intelligent utförande   |  Generera kod  |  Skapa anpassade formler  |  Analysera data och generera diagram  |  Anropa Kutools funktioner.
Populära funktioner: Hitta, markera eller identifiera dubbletter   |  Ta bort tomma rader   |  Kombinera kolumner eller celler utan att förlora data   |   Rund utan formel ...
Superuppslag: Flera kriterier VLookup    VLookup med flera värden  |   VSök över flera ark   |   Fuzzy Lookup ....
Avancerad rullgardinslista: Skapa snabbt en rullgardinslista   |  Beroende rullgardinslista   |  Flervals-rullgardinslista ....
Kolumnhanterare: Lägg till ett specifikt antal kolumner  |  Flytta kolumner  |  Växla synlighetsstatus för dolda kolumner  |  Jämför intervall och kolumner ...
Utvalda funktioner: Rutnätsfokus   |  Designvy   |   Stor formelbar    Arbetsbok & Bladhanterare   |  Resursbibliotek (Automatisk text)   |  Datumväljare   |  Kombinera arbetsblad   |  Kryptera/Dekryptera celler    Skicka e-postmeddelanden efter lista   |  Superfilter   |   Specialfilter (filtrera fet/kursiv/genomstruken...) ...
Topp 15 verktygssatser12 text verktyg (lägga till text, Ta bort tecken, ...)   |   50+ Diagram Typer (Gantt Chart, ...)   |   40+ Praktiskt Formler (Beräkna ålder baserat på födelsedag, ...)   |   19 Införande verktyg (Infoga QR-kod, Infoga bild från sökväg, ...)   |   12 Konvertering verktyg (Siffror till ord, Valutaväxling, ...)   |   7 Slå ihop och dela verktyg (Avancerade kombinera rader, Dela celler, ...)   |   ... och mer

Uppgradera dina Excel-färdigheter med Kutools för Excel och upplev effektivitet som aldrig förr. Kutools för Excel erbjuder över 300 avancerade funktioner för att öka produktiviteten och spara tid.  Klicka här för att få den funktion du behöver mest...

Beskrivning


Fliken Office ger ett flikgränssnitt till Office och gör ditt arbete mycket enklare

  • Aktivera flikredigering och läsning i Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Visio och Project.
  • Öppna och skapa flera dokument i nya flikar i samma fönster, snarare än i nya fönster.
  • Ökar din produktivitet med 50 % och minskar hundratals musklick för dig varje dag!
Comments (6)
No ratings yet. Be the first to rate!
This comment was minimized by the moderator on the site
"Only when the two workbook are open at the same time (the source data workbook and the data validation workbook), the external data validation can correctly work." Yes this is rather a big problem isn't it? We would not usually have two workbooks open at the same time, we more likely wish to use an old workbook and simply copy the data validation rules to the new spreadsheet. I gave up trying to do this using copy and paste, instead wrote a VBA macro which applied the data validation rule to a large number of cells in one go. Use 'Record Macro' to set up the VBA commands and make minor adjustments to the resulting code to do the trick. Worked fine.
This comment was minimized by the moderator on the site
Glad its not just me that can't get the external data validation to work. Frustratingly it seemed to once but never again. No idea what I did that time.
This comment was minimized by the moderator on the site
Hello, thanks for showing us how to have a drop-down list linked to an external file. However I could not set up the Data Validation to work, even though I have selected to STOP any invalid entry, which a number not included in the drop-down list itself. Is there any way where I can circumnavigate this?
This comment was minimized by the moderator on the site
Create external data validation in different workbook. This tips not working for sharing file one PC to another PC. How it will works? pls. suggest me.
This comment was minimized by the moderator on the site
Sorry I have no idea on this.
This comment was minimized by the moderator on the site
Thank you so much for this article! I could not get Excel to allow me to reference another sheet for a data validation list. I can only surmise that it is because of the version. Very frustrating! However, I did not know about naming the data list, and by doing so and using the =[data list name], it worked like a charm. Many thanks!
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations