Skapa, redigera, använd och dela en kontaktgrupp i Outlook
Handledningen fokuserar på de problem du kan stöta på i Outlook när du använder en kontaktgrupp, tidigare kallad "en distributionslista". Den sammanfattade de vanligaste och mest bekväma lösningarna. Klicka på lösningarna nedan för att gå till motsvarande instruktioner.
Skapa en kontaktgrupp i Outlook
- Skapa en kontaktgrupp från Outlook-kontakter eller adressbok
- Skapa en kontaktgrupp från data i Excel, Word eller andra program
- Skapa en kontaktgrupp för mottagare eller avsändare i din brevlåda
Redigera en kontaktgrupp i Outlook
- Lägg till eller ta bort medlemmar från en kontaktgrupp
- Dela en kontaktgrupp i Outlook
- Dela upp en kontaktgrupp och lägg till dess medlemmar som kontakter i Outlook
- Slå samman kontaktgrupper till en i Outlook
Skicka ett e -postmeddelande till en kontaktgrupp i Outlook
Dela och spara en kontaktgrupp i Outlook
Skapa en kontaktgrupp i Outlook
Du kan hitta situationer där du behöver skicka ett massmejl till medlemmarna i ett företag eller en arbetsgrupp av affärsskäl. Eller så kan du behöva skicka ett julkort till alla dina familjemedlemmar och dina vänner. För sådana fall kommer att skapa en kontaktgrupp att spara massor av tid på att skicka e-postmeddelanden en efter en. Här vår ExtendOffice team har listat metoderna för att skapa kontaktgrupper från dina Outlook-kontakter, adressbok och data i Excel, word eller i textform, och för att skapa grupper för avsändare eller mottagarna i dina brevlådor i Outlook.
Skapa en kontaktgrupp från Outlook-kontakter eller adressbok
1. klick Personer or KONTAKT i navigeringsfältet i din Outlook.
2. Under fliken Start, Klicka Ny kontaktgrupp i gruppen Ny.
3. I Kontaktgrupp fönstret, namnge kontaktgruppen i Namn fält.
4. klick Lägg till medlemmar i gruppen Medlemmarväljer Från Outlook-kontakter or Från adressboken på rullgardinsmenyn efter dina behov. (Om du bara vill lägga till en kontakt för tillfället och som inte finns i dina Outlook-kontakter eller adressbok, välj Ny e-postkontakt.)
5. I Välj medlemmar dialogrutan, för att välja flera separata kontakter, håll nere ctrl och klicka sedan på kontakterna en efter en; för att välja flera sammanhängande kontakter, klicka på den första kontakten och håll sedan nedtryckt shift och välj den sista.
6. Klicka på Medlemmar knappen längst ned till vänster i dialogrutan för att lägga till alla valda kontakter till Medlemmar och klicka sedan på OK.
7. I Kontaktgrupp fönstret klickar Spara och stäng.
Skapa en kontaktgrupp från data i Excel, Word eller andra program
Låt oss säga att du fick en lista med e-postadresser i ett Excel-kalkylblad, Word-dokument eller andra applikationer som visas ovan. För att masslägga adresserna till en kontaktgrupp i din Outlook, gör så här:
1. klick Personer or KONTAKT i navigeringsfältet i din Outlook.
2. Under fliken Start, Klicka Ny kontaktgrupp i gruppen Ny.
3. I Kontaktgrupp fönstret, namnge kontaktgruppen i Namn fält.
4. klick Lägg till medlemmar i gruppen Medlemmarväljer Från Outlook-kontakter.
5. Kopiera data i ditt Excel-kalkylblad eller Word-dokument.
6. I Välja Medlemmar dialogrutan, klistra in data i Medlemmar och klicka sedan på OK.
7. I Kontaktgrupp fönstret klickar Spara och stäng.
√ Obs: Varje e-postadress måste separeras med ett semikolon eller ett stycke (ett namn och en adress per rad). Om det inte finns något namn kommer adressen att användas för visningsnamnet i kontaktgruppen.
Skapa en kontaktgrupp för mottagare eller avsändare i din brevlåda
Om du vill lägga till alla mottagare och avsändare av ett e-postmeddelande eller flera e-postmeddelanden till en kontaktgrupp, eller om du vill gruppera några av avsändarna eller mottagarna i din brevlåda, kan du använda Lägg till i gruppen feature av Kutools for Outlook, ett praktiskt Outlook-tillägg utvecklat av vårt team. Det kommer snabbt att skapa en kontaktgrupp efter dina behov.
1. Välj e-postmeddelanden med mottagare eller avsändare som du vill lägga till i kontaktgruppen.
2. Gå till Kutools Plus fliken, i Kontakt grupp, klicka Lägg till i gruppen.
3. I Lägg till mottagare i kontaktgrupper dialogrutan väljer du Alla, Alla avsändare, eller Alla mottagare på Omfattning rullgardinsmenyn. Rutorna bredvid de e-postadresser som uppfyller villkoret kommer att markeras.
4. Till höger i dialogrutan väljer du kontaktgrupperna där du vill lägga till adresserna; Eller så kan du skapa en ny kontaktgrupp genom att klicka Ny kontaktgrupp, markera sedan rutan bredvid den. Klick OK.
Om du inte har vårt Outlook-tillägg installerat, Klicka här för att ladda ner. Eller så kan du använda ett mer klumpigt sätt: kopiera adresserna till avsändare till mottagare som du vill lägga till i en kontaktgrupp och klistra sedan in dem i Medlemmar fält i Välj medlemmar dialog ruta. För mer information, se steg 4-7 i skapa en kontaktgrupp från Outlook-kontakter eller adressbok.
Redigera en kontaktgrupp i Outlook
Det finns tillfällen då vi behöver redigera våra kontaktgrupper: Det finns personalförändringar i ditt företag, kollegor och projekt kommer och går, så att du måste lägga till eller ta bort några medlemmar; Medlemmarna i en kontaktgrupp är lite blandade, så du vill dela upp gruppen i två eller flera grupper; Två avdelningar slogs samman så du behöver slå samman två kontaktgrupper...
Innan vi gör det måste vi ta reda på var grupperna finns:
Om du är i synen på Post, klicka på adressbok i gruppen hitta under fliken Start, och sök sedan efter gruppen i popup-dialogrutan; Om du har flyttat till Personer or KONTAKT visa i navigeringsfältet i din Outlook kan du hitta gruppen i listan över dina kontakter genom att skriva in dess namn i sökrutan ovanför listan.
När du har hittat kontaktgruppen dubbelklickar du på dess namn för att öppna Kontaktgrupp fönster. Hitta nu metoderna nedan som uppfyller dina behov för nästa drag.
Lägg till eller ta bort medlemmar från en kontaktgrupp
• För att lägga till medlemmar till en kontaktgrupp, se steg 4-7 i skapa en kontaktgrupp från Outlook-kontakter eller adressbok.
• Om du vill ta bort medlemmar från en kontaktgrupp väljer du medlemmarna i en öppnad Kontaktgrupp fönstret först, klicka sedan på Ta bort medlem inslag i gruppen Medlemmar. Klicka Spara och stäng i gruppen Handlingar.
Dela en kontaktgrupp i Outlook
Här listade vi två sätt att dela en kontaktgrupp i Outlook: Det ena är med sin egen funktion, det andra är med Dela till kontaktgrupp egenskap av Kutools for Outlook.
• Spillade en kontaktgrupp i Outlook genom att kopiera och ta bort
Låt oss säga att du måste dela en kontaktgrupp i två. Följ stegen nedan:
1. På Personer or KONTAKT sida, sök efter den kontaktgrupp du vill redigera.
2. Högerklicka på (släpp inte) gruppen och dra den lite ovanför eller nedanför, släpp musknappen, du kommer att se en kort popup-meny som visas på skärmdumpen nedan, klicka Kopiera. Det kommer att finnas två samma kontaktgrupper i listan.
 |
>>> |  |
3. Dubbelklicka för att öppna båda grupperna, ändra namnen på grupperna efter behov, t.ex. ExtendOffice1 och ExtendOffice2. Ta sedan bort, låt oss säga, namn 8-15 i ExtendOffice1, och namn 1-7 i ExtendOffice2.
4. Vid det här laget har du två nya mindre kontaktgrupper, klicka Spara och stäng.
• Dela enkelt en kontaktgrupp i Outlook med ett fantastiskt verktyg
Eller om du har installerat vår Kutools for Outlook i din dator, för att dela en kontaktgrupp, följ stegen nedan:
1. Välj den kontaktgrupp som du vill dela (Här valde jag gruppen som heter ExtendOffice test 1 till exempel).
2. Gå till fliken Kutools Plus, hitta Kontakt grupp i bandet Kontakt, Välj Dela till kontaktgrupp i rullgardinsmenyn.
3. I Dela till kontaktgrupp markera rutorna bredvid gruppmedlemmarna som du vill flytta till en ny kontaktgrupp, klicka på Ok.
4. Namnge den nya gruppen i popup-dialogrutan, klicka på OK.
5. De två delade kontaktgrupperna kommer sedan att visas i kontaktlistan, öppna gärna grupperna för att se sina medlemmar.
Dela upp en kontaktgrupp och lägg till dess medlemmar som kontakter i Outlook
För att bryta upp, eller vi säger ta bort, en kontaktgrupp i Outlook, kan du bara gå till Personer or KONTAKT sida och högerklicka på gruppen som du vill ta bort och klicka Radera på popup-menyn. Men om du vill lägga till alla dess medlemmar som individuella Outlook-kontakter samtidigt, kontrollera de två metoderna vi listade nedan:
• Dela upp en kontaktgrupp med den inbyggda funktionen i Outlook
1. Dubbelklicka för att öppna kontaktgruppen i din kontaktlista.
2. Dubbelklicka på en medlem som du vill lägga till i din kontaktlista.
3. Klicka på knappen med tre punkter för att visa fler alternativ och klicka sedan Lägg till i Outlook-kontakter.
4. I popup-fönstret Kontakt fönster kan du lägga till extra information om du behöver och klicka sedan Spara och stäng.
5. Upprepa steg 2-4 för att lägga till alla medlemmar.
6. Gå nu tillbaka till Personer or KONTAKT visa för att ta bort kontaktgruppen.
Metoden lämpar sig för de grupper som endast innehåller ett fåtal medlemmar. Om gruppen innehåller ett stort antal medlemmar skulle metoden slösa bort för mycket tid. Kontrollera i så fall Ha sönder egenskap av Kutools for Outlook nedan.
• Dela enkelt upp en kontaktgrupp med Kutools for Outlook
1. Välj den kontaktgrupp som du vill bryta.
2. Gå till fliken Kutools Plus, Klicka Kontakt grupp > Ha sönder.
3. I Ha sönder fönstret klickar Alla för att markera alla rutor och klicka sedan på Ok.
4. En dialogruta kommer att dyka upp som frågar Vill du dela upp denna kontaktgrupp till enstaka kontakter? Klicka Ja.
5. Alla dess medlemmar läggs nu till i din kontaktlista, och kontaktgruppen raderas samtidigt.
√ Obs: Om du bara vill lägga till några av dess medlemmar till din kontaktlista, markera rutorna bredvid de specifika medlemmarna, klicka på Ok för att lägga till dem i listan samtidigt som du tar bort dem från gruppen. Gruppen som innehåller medlemmarna som du inte kontrollerade kommer fortfarande att finnas.
Slå samman kontaktgrupper till en i Outlook
För att slå samman två eller flera kontaktgrupper till en ny grupp. Följ stegen nedan:
1. Skapa en ny kontaktgrupp. (Följ stegen 1-3 av skapa en kontaktgrupp från Outlook-kontakter eller adressbok.)
2. klick Lägg till medlemmar i gruppen Medlemmarväljer Från Outlook-kontakter.
3. I Välj medlemmar dialogrutan väljer du de kontaktgrupper som du vill kombinera.
4. klick Medlemmar längst ned till vänster i dialogrutan och klicka sedan på OK.
5. I Kontaktgrupp fönstret klickar Spara och stäng.
√ Obs: Metoden ovan är väldigt enkel och snabb. Men gruppen du skapade på detta sätt är som en stor grupp som innehåller flera små, det är inte lika bekvämt när du behöver redigera gruppmedlemmarna. Eftersom du måste öppna varje liten grupp för att kunna redigera. För att slå samman flera kontaktgrupper och bara lägga till gruppmedlemmar till en grupp. Kontrollera Hur slår man ihop eller kombinerar distributionslistor i Outlook?
Skicka ett e -postmeddelande till en kontaktgrupp i Outlook
För att skicka ett e-postmeddelande till en eller flera kontaktgrupper i Outlook, följ stegen nedan:
1. Klicka på i postvyn Ny E-post för att starta ett nytt meddelande.
2. I För att ... fältet anger du namnet på kontaktgruppen. Outlook kommer att visa potentiella matchningar från din kontaktlista enligt bilden nedan. Om du inte vill att mottagarna ska se varandra, skriv in gruppens namn i rutan Bcc ... fält. (Om fältet inte visas i meddelandefönstret, gå till Tillbehör fliken och klicka sedan på bcc i gruppen Visa fält.)
Om du inte kommer ihåg gruppnamnet kan du klicka För att ... att öppna Välj Namn fönstret för att visa alla dina kontakter i din kontaktlista. Välj grupperna som du vill skicka ett meddelande till och klicka sedan Till, Cc, eller bcc som du behöver. Namnen på grupperna visas i motsvarande fält. (Jag klickade Till som ett exempel här.) Klicka sedan på OK.
3. Skriv in ämnet och brödtexten i ditt e-postmeddelande. Klick Skicka när du har skrivit klart.
Dela och spara en kontaktgrupp i Outlook
Du kan behöva skicka en arbetsrelaterad kontaktgrupp till en ny anställd, eller dela en intresserelaterad grupp till dina vänner; du kan också få en kontaktgrupp som delas av andra. I den här delen kommer vi att prata om hur man delar en kontaktgrupp, och hur man sparar en kontaktgrupp skickad av andra i Outlook.
Dela en kontaktgrupp i Outlook
• Du kan inkludera gruppen i ett e-postmeddelande och skicka den till andra:
1. Klicka på i postvyn Ny E-post för att skapa ett nytt meddelande. A Meddelande fönstret kommer att dyka upp. Justera storleken på fönstret, flytta det bredvid ditt Outlook-fönster, så att båda fönstren är synliga samtidigt.
2. klick Personer or KONTAKT från navigeringsfältet i Outlook-fönstret.
3. Hitta kontaktgruppen som du vill dela och dra den till meddelandetexten som en bilaga i Meddelande fönster.
4. Fyll i informationen i Meddelande fönstret som du behöver och klicka sedan Skicka för att dela kontaktgruppen.
• Du kan också infoga en kontaktgrupp som en bilaga istället för att dra den till en meddelandetext:
1. I Post visa, klicka Ny E-post för att skapa ett nytt meddelande.
2. Gå till fliken Insert i popup-fönstret Meddelande fönstret, hitta Omfatta grupp, klicka Outlook-objekt.
3. I Infoga objekt i dialogrutan, välj en mapp Kontakter under viss brevlåda för att lista alla kontakter och kontaktgrupper i objekt låda. Nu kan du hitta och välja kontaktgruppen och sedan klicka OK för att infoga den som en bilaga.
4. Fyll i informationen i Meddelande fönstret som du behöver och klicka sedan Skicka för att dela kontaktgruppen.
Spara en kontaktgrupp i Outlook
Så här sparar du en kontaktgrupp som delas av andra i ett e-postmeddelande:
1. Öppna meddelandet som innehåller kontaktgruppens bilaga.
2. Dra bilagan till navigeringsfältet och släpp den Personer or KONTAKT.
Detta är den enklaste metoden, du kan klicka Personer or KONTAKT för att kontrollera den nyligen sparade gruppen.
Kutools for Outlook - Tar med 100 avancerade funktioner till Outlook och gör arbetet mycket enklare!
- Auto CC / BCC enligt regler när du skickar e-post; Automatisk vidarebefordran Flera e-postmeddelanden efter anpassning; Auto-svar utan växelserver och mer automatiska funktioner ...
- BCC-varning - visa meddelande när du försöker svara på alla om din e-postadress finns i BCC-listan; Påminn när du saknar bilagor, och mer påminna om funktioner ...
- Svara (alla) med alla bilagor i e-postkonversationen; Svara många e-postmeddelanden inom sekunder; Lägg automatiskt till hälsning när svar Lägg till datum i ämnet ...
- Bilagverktyg: Hantera alla bilagor i alla e-postmeddelanden, Auto Lossa, Komprimera alla, Byt namn på alla, Spara alla ... Snabbrapport, Räkna valda mejl...
- Kraftfulla skräppost efter anpassning; Ta bort duplicerade e-postmeddelanden och kontakter... Gör det möjligt för dig att göra smartare, snabbare och bättre i Outlook.
