Hur man automatiskt färgkategoriserar e-postmeddelanden baserat på ämne i Outlook?

Färgkategorier gör att du snabbt kan känna igen och gruppera relaterade objekt i Outlook, så att du enkelt kan spåra dem och förbättra effektiviteten. I den här artikeln kommer vi att prata om hur man skapar en regel i Outlook för att automatiskt tilldela färgkategorier till e-postmeddelanden baserat på deras ämnen.

Färgkategorisera automatiskt e-postmeddelanden baserat på deras ämne i Outlook

I din Outlook väljer du inkorgsmappen för det e-postkonto som du vill tillämpa regeln för automatisk kategorisering på, och välj sedan ett meddelande från mappen. Efter det, följ stegen nedan.

1. På Hem fliken, klicka på regler > Skapa regel.

2. I popup-fönstret Skapa regel dialogrutan, klicka på Avancerade alternativ.

3. I Regelguiden be Vilka villkor vill du kontrollera, gör så här:

In Steg 1: Välj villkor, markera det andra alternativet med (ämnet för ditt valda meddelande) i ämnet.
In Steg 2: Redigera regelbeskrivningen, klicka på texten som är understruken i blått för att öppna Söktext dialog ruta.
I popup-fönstret Söktext dialogrutan, skriv in de nyckelord eller fraser i rubriken du vill automatiskt färgkategorisera e-postmeddelanden baserat på.
Klicka Lägg till.
Notera: Om du behöver automatiskt färgkategorisera ett e-postmeddelande baserat på fler nyckelord eller fraser, upprepa steg iii och iv. Och du kan välja nyckelord eller fraser i Söklista rutan och klicka sedan AVLÄGSNA för att ta bort de oönskade.
Klicka OK i Söktext dialogruta att gå tillbaka till Regelguiden.
Klicka Nästa.

4. I Regelguiden be Vad vill du göra med meddelandet, gör så här:

In Steg 1: Välj åtgärd (ar), kolla tilldela den till kategorikategorin alternativ.
In Steg 2: Redigera regelbeskrivningen, klicka på kategorin som är understruken i blått för att öppna Färgkategorier dialog ruta.
I popup-fönstret Färgkategorier väljer du en eller flera kategorier som du vill tilldela e-postmeddelandena med rubrikerna som innehåller de ord eller fraser som du angav i 3: e steget.
Klicka OK i Färgkategorier dialogruta att gå tillbaka till Regelguiden.
Klicka Nästa.

5. I Regelguiden be Finns det några undantag, välj undantag i steg 1 om det finns, och redigera undantagsbeskrivningen i steg 2. När du är klar klickar du Nästa.

6. I Regelguiden för att slutföra regelinställningen, vänligen konfigurera enligt följande:

In steg 1, ange ett namn för denna regel i inmatningsrutan.
In steg 2, kolla Kör den här regeln nu på meddelanden som redan finns i "Inkorgen” alternativet för att tilldela färgkategorier till meddelanden i din inkorg som uppfyller villkoren du angett; Kontrollera Aktivera denna regel alternativet för att tilldela färgkategorier till de inkommande e-postmeddelanden som uppfyller villkoren du angett.
In steg 3, kan du granska regelinformationen du angav. Om du behöver ändra något av kriterierna, klicka på ett understruket värde för att redigera.
När du är klar klickar du på Finish.

7. En dialogruta dyker upp som informerar dig om att regeln bara fungerar när du kollar e-post i Outlook. Klick OK.

8. Nu har regeln skapats framgångsrikt. Om du behöver kontrollera eller redigera det i framtiden, gå till regler > Skapa regel. Och kom ihåg att välja rätt mapp enligt skärmbilden nedan.

Relaterade artiklar

Hur tilldelar och redigerar man färgkategorier till Outlook-objekt?

Genom att tilldela färgkategorier till vissa Outlook-objekt, som e-postmeddelanden, händelser och kontakter, kan du snabbt känna igen och gruppera relaterade objekt i Outlook, så att du enkelt kan spåra dem och förbättra effektiviteten. Om någon av objekten är relaterade till mer än en kategori, tilldela bara fler färgkategorier till den. I den här artikeln kommer vi att introducera metoderna för att tilldela en färgkategori till ett Outlook-objekt, och skapa dina egna kategorier, ändra färgen eller namnet på en befintlig färgkategori och andra snabba metoder för att tillämpa kategorier för att markera Outlook-objekt.

Hur tilldelar man automatiskt färgkategori till möten efter att ha accepterat dem i Outlook?

I ditt dagliga arbete kan du få flera mötes-e-postmeddelanden i Outlook. Ibland vill du tilldela en viss färgkategori till möten automatiskt när de accepteras. Normalt kan du tilldela dem manuellt, men det kommer att vara besvärligt att ställa in dem en efter en. I den här artikeln kommer jag att prata om hur man automatiskt gör det i Outlook.

Hur grupperar jag e-postmeddelanden efter specificerade färgkategorier i Outlook?

Ibland markerar du e-postmeddelanden med angivna färgkategorier och sedan kan du härska eller ta reda på dessa e-postmeddelanden enkelt eller för andra ändamål. När en massa e-postmeddelanden trängs i en e-postmapp är det svårt att ta reda på e-postmeddelandena som markeras av angivna färgkategorier med en överblick. Egentligen finns det ett par knep för att gruppera e-postmeddelanden efter angivna färgkategorier i Microsoft Outlook snabbt.

Hur man komprimerar eller expanderar alla färgkategorier som standard i Outlook?

Anta att du har tilldelat färgkategorier till e-postmeddelanden i Outlook och har grupperat alla dina meddelanden baserat på olika kategorier. Men varje gång du expanderade eller komprimerade mappen i Outlook, och sedan existerar och går tillbaka till mappen, kan du upptäcka att kategorin grupperar tillbaka till den ursprungliga vyn. I den här handledningen kommer vi att prata om metoden för att hålla Outlook kollaps eller utöka färgkategorierna. Läs vidare för att ta reda på hur.