Hoppa till huvudinnehåll

Hur skapar man en mapp för att organisera e-postmeddelanden som innehåller specifika personer i Outlook?

Överväldigad av en rörig inkorg? I den här handledningen kommer jag att introducera tre metoder för att organisera e-postmeddelanden som innehåller specifika personer i Outlook för bättre effektivitet.


Flytta alltid e-postmeddelanden som innehåller vissa personer till en skapad mapp

1. Högerklicka på e-postkontot för vilket du ska skapa en mapp för att organisera e-postmeddelanden, välj Ny mapp från högerklicksmenyn och namnge mappen.

2. I mappen Inkorg eller Skickade objekt, välj något av e-postmeddelandena som innehåller en specifik e-postadress som du kommer att flytta alla hans/hennes e-postmeddelanden till den skapade mappen.

3. På Hem fliken, i Flytta grupp, klicka på regler > Flytta alltid meddelanden från: specifik e-postadress och / eller regler > Flytta alltid meddelanden till: specifik e-postadress enligt dina behov.

4. I popup-dialogrutan Regler och varningar anger du mappen som du ska flytta meddelandena till och klickar sedan på OK.

5. De e-postmeddelanden i mappen Inkorg eller Skickade objekt som uppfyller villkoren flyttas nu till mappen du just skapade. Och de framtida e-postmeddelandena kommer också att gå direkt till mappen om de uppfyller villkoren.


Skapa en sökmapp för att automatiskt organisera e-postmeddelanden för specifika personer

Om du inte vill flytta meddelandena till en mapp, utan bara vill visa dem enkelt. Du kan skapa en sökmapp i Outlook, som gör att du kan hitta e-postmeddelanden som matchar angivna kriterier i flera mappar, men behålla dem i sina ursprungliga mappar.

1. På mapp fliken, i Nya grupp, klicka på Ny sökmapp.

2. I popup-dialogrutan Ny sökmapp gör du så här:
  • 1) Välj i rutan Välj en sökmapp i listan E-post från personer och listor Mail från och till specifika personer, eller Mail från specifika personer som du behöver.
  • 2) Klicka på i rutan Anpassa sökmapp Välja för att välja personer från din adresslista.
  • 3) Ange från vilket e-postkonto du vill söka efter e-post.
  • 4) Klicka OK.

3. En sökmapp skapas under Sökmappar som innehåller de e-postmeddelanden som uppfyller villkoren.


Gruppskapa mappar för att organisera e-postmeddelanden för alla dina e-postkonton med VBA

Om du har flera e-postkonton i Outlook och vill skapa mappar för varje e-postkonto i omgångar för specifika personer, kan du använda VBA-metoden för att flytta meddelanden som innehåller specifika personer från mapparna Inkorgar eller Skickat i dina e-postkonton. Vänligen gör enligt följande.

1. Klicka på i Outlook Fil > Tillbehör > trust Center, och klicka sedan på Trust Center Settings.

2. I popup-dialogrutan byter du till Makroinställningar, Välj Aktivera alla makron, och kolla Tillämpa makrosäkerhetsinställningar på installerade tillägg.

3. klick OK knappar för att stänga dialogerna.

4. tryck på andra + F11 för att öppna Microsoft Visual Basic for Applications-fönstret.

5. klick Insert > Modulerna. Kopiera sedan någon av följande VBA-koder till modulfönstret.

VBA-kod 1: Gruppskapa mappar för att organisera e-postmeddelanden som innehåller specifika avsändare över inkorgar för alla e-postkonton

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Obs: Du bör byta ut specifika utdrag enligt kommentarerna på 12:e, 16:e och 35:e raden i VBA-koden ovan.

VBA-kod 2: Gruppskapa mappar för att organisera e-postmeddelanden som innehåller specifika mottagare i alla inkorgar för alla e-postkonton

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then   'To find CC recipients. Replace "olCC" with "olBCC" to find BCC recipients
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Notera:

  • 1) Du bör byta ut specifika kodavsnitt enligt kommentarerna på 12:e, 16:e och 35:e raden i VBA-koden ovan.
  • 2) För att arkivera meddelanden som innehåller en specifik CC- eller BCC-mottagare, avkommentar du rad 28 och 33 genom att ta bort apostrof (') i början av raderna.

6. Tryck F5 för att köra VBA-koden. Och nya mappar kommer att skapas om det finns meddelanden som uppfyller villkoren.

Notera: VBA-metoden fungerar för befintliga e-postmeddelanden. Om det finns nya meddelanden från/till den specifika personen som du vill arkivera, upprepa steg 4-6.

Relaterade artiklar

Hur man skapar en sökmapp över flera Outlook-datafiler/PST/e-postkonton?

Som du vet kan en sökmapp endast söka efter e-postmeddelanden inom ramen för den aktuella postlådan i Outlook. Outlook kan dock söka i alla postlådor med funktionen Instant Search. Därför kan du prova nedanstående lösning för att skapa en sökmapp över flera e-postkonton i Outlook.

Hur man skapar en sökmapp för interna e-postmeddelanden i Outlook?

Det är inte svårt att skapa en sökmapp av en viss avsändare eller avsändardomän i vanliga POP3-e-postkonton i Outlook. Men samma sätt fungerar inte för växelkonto. I den här artikeln kommer jag att visa dig hur du skapar en sökmapp för att visa alla e-postmeddelanden från interna avsändare inom växlingskontot.

Hur grupperar jag e-postmeddelanden efter specificerade färgkategorier i Outlook?

Ibland markerar du e-postmeddelanden med angivna färgkategorier och sedan kan du härska eller ta reda på dessa e-postmeddelanden enkelt eller för andra ändamål. När en massa e-postmeddelanden trängs i en e-postmapp är det svårt att ta reda på e-postmeddelandena som markeras av angivna färgkategorier med en överblick. Egentligen finns det ett par knep för att gruppera e-postmeddelanden efter angivna färgkategorier i Microsoft Outlook snabbt.

Hur man skapar en mapp för att organisera e-postmeddelanden efter datumintervall i Outlook?

I den här handledningen kommer jag att introducera två metoder för att organisera e-postmeddelanden efter datumintervall med mappar i Outlook för bättre effektivitet.


Bästa kontorsproduktivitetsverktyg

Kutools för Outlook - Över 100 kraftfulla funktioner för att överladda din Outlook

🤖 AI Mail Assistant: Instant proffs-e-postmeddelanden med AI-magi – ett klick för geniala svar, perfekt ton, flerspråkig behärskning. Förvandla e-post utan ansträngning! ...

📧 Email Automation: Frånvaro (tillgänglig för POP och IMAP)  /  Schemalägg Skicka e-post  /  Auto CC/BCC enligt regler när du skickar e-post  /  Automatisk vidarebefordran (avancerade regler)   /  Lägg automatiskt till hälsning   /  Dela automatiskt e-postmeddelanden med flera mottagare i individuella meddelanden ...

📨 Email Management: Hämta enkelt e-postmeddelanden  /  Blockera bluff-e-postmeddelanden av ämnen och andra  /  Ta bort duplicerade e-postmeddelanden  /  Avancerad Sökning  /  Konsolidera mappar ...

📁 Bilagor ProBatch Spara  /  Batch lossa  /  Batchkomprimera  /  Automatisk sparning   /  Auto Lossa  /  Automatisk komprimering ...

🌟 Gränssnittsmagi: 😊 Fler vackra och coola emojis   /  Öka din Outlook-produktivitet med flikar  /  Minimera Outlook istället för att stänga ...

👍 Underverk med ett klick: Svara alla med inkommande bilagor  /   E-postmeddelanden mot nätfiske  /  🕘Visa avsändarens tidszon ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Kontakter och kalender: Lägg till kontakter i grupp från valda e-postmeddelanden  /  Dela upp en kontaktgrupp till individuella grupper  /  Ta bort påminnelser om födelsedag ...

Över 100 funktioner Vänta på din utforskning! Klicka här för att upptäcka mer.

Läs mer       Gratis nedladdning      Inköp
 

 

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations