Bemästra snabba delar i Word: Skapa, använd, ändra och mer

Snabbdelar i Microsoft Word är en kraftfull funktion som är utformad för att öka effektiviteten genom att låta användare återanvända innehållsdelar som text, grafik och formatering. Den här handledningen guidar dig genom grunderna i att skapa, använda, ändra och ta bort snabbdelar. Vi kommer också att utforska ett robust alternativ med hjälp av Kutools for Words AutoText-funktion, vilket ger dig en omfattande verktygslåda för att hantera återanvändbart innehåll i dina dokument.

• Skapa en snabbdel i Word
• Infoga snabbdelar i ett dokument
• Ändra en befintlig snabbdel
• Ta bort en snabbdel
• Ett alternativ till Quick Parts

Video

Skapa en snabbdel i Word

Det här avsnittet visar hur du skapar en snabbdel för innehåll som du ofta återanvänder. Följ dessa steg för att ställa in den.

1. Välj innehållet du vill spara som en snabb del, till exempel text, grafik eller format.
2. Gå till Insert fliken, välj Snabba delar > Spara urvalet i Quick Part Gallery.
   
3. I Skapa ny byggblock i dialogrutan måste du konfigurera enligt följande.
   1. Ange namnet på denna snabbdel i Namn fält.
   2. Välj ett galleri från Galleri rullgardinsmenyn. Här behåller jag standardobjektet "Snabba delar".
   3. Ange en kategori från Kategori rullgardinsmenyn. Här håller jag "Allmänt" objekt valt.
   4. Klicka OK. Se skärmdump:
      
      Anmärkningar:

      • Du kan också lägga till en beskrivning i Beskrivning textruta som hjälper dig att identifiera denna snabba del senare.
      • För att spara markeringen som AutoText, på Insert fliken, klicka Snabba delar > Automatisk text > Spara urval i AutoText Gallery.

Resultat

Snabbdelen är nu sparad i snabbdelens meny och redo att användas i alla dokument.

Infoga snabbdelar i ett dokument

När du väl har skapat det är det enkelt att infoga snabbdelar i vilket dokument som helst, vilket säkerställer att du snabbt kan infoga standardiserat innehåll.

1. I ett dokument klickar du på var du vill infoga snabbdelen.
2. Gå till Insert fliken och klicka Snabba delar i text grupp.
3. Klicka sedan på önskad snabbdel för att automatiskt infoga den i ditt dokument.
   

Anmärkningar:

Förutom att infoga snabbdelen vid den aktuella dokumentpositionen kan du också lägga till den i sidhuvudet, sidfoten och andra platser. Högerklicka helt enkelt på snabbdelen och välj önskat alternativ från snabbmenyn.

Ändra en befintlig snabbdel

Genom att ändra Quick Parts kan du uppdatera det sparade innehållet efter behov. Även om Microsoft Word inte tillåter dig att direkt redigera en snabbdels innehåll i galleriet, är det fortfarande möjligt att uppdatera en snabbdel genom att infoga och ändra den i ditt dokument.

Steg 1: Infoga snabbdelen i ditt dokument

1. I ett dokument klickar du på var du vill infoga snabbdelen.
2. Gå till Insert fliken och klicka Snabba delar i text grupp.
3. Klicka sedan på snabbdelen du vill uppdatera för att infoga den i ditt dokument.

Steg 2: Ändra innehållet i dokumentet

När snabbdelen har infogats i ditt dokument, gör nödvändiga ändringar direkt i innehållet.

Steg 3: Spara uppdateringen som en snabb del för att ersätta den ursprungliga

För att uppdatera en befintlig snabbdel, spara det nyligen uppdaterade innehållet med samma namn för att ersätta den ursprungliga posten. Du kan göra så här:

1. Välj det nyligen uppdaterade innehållet, gå till Insert fliken, välj Snabba delar > Spara urvalet i Quick Part Gallery.
   
2. I Skapa ny byggblock dialogrutan, använd exakt samma namn, gallerioch kategori som den ursprungliga snabbdelen för att säkerställa att den åsidosätter den gamla och klicka sedan på OK knapp.
   
3. Detta tar upp en Microsoft Word dialogruta som frågar om du vill omdefiniera posten, klicka på Ja knapp.
   

Resultat

Den gamla snabbdelen är nu uppdaterad.

Ta bort en snabbdel

För att hålla ditt Quick Parts-galleri organiserat och uppdaterat kan det vara nödvändigt att ta bort inaktuella. Det här avsnittet visar hur du tar bort en snabbdel i Word.

1. Gå till Insert fliken, klicka Snabba delar i text grupp.
2. Högerklicka på den snabbdel du vill ta bort och välj sedan Organisera och ta bort från snabbmenyn.
   
3. I Byggklossarrangör fönstret kommer du att märka att snabbdelen som valts i föregående steg också är markerad. Klicka på Radera och bekräfta sedan genom att välja Ja i det efterföljande Microsoft Word snabbruta.
   

Den valda snabbdelen är nu raderad. Du måste sedan stänga dialogrutan Building Blocks Organizer.

Ett alternativ till Quick Parts

Kutools for Word ger en effektiv Automatisk text funktion, som fungerar som ett robust alternativ till Quick Parts, speciellt för användare som hanterar omfattande dokumentation.

När du har Kutools for Word installeradGå till Kutools Fliken och välj Automatisk text för att öppna AutoText-rutan måste du konfigurera enligt följande:

1. Välj innehållet du vill återanvända.
2. Klicka på Ny autotext knappen i autotextrutan.
3. Ge ett namn till denna automatiska textinmatning och klicka sedan på Ny kategori knapp.
4. Namnge den nya kategorin och klicka OK.
5. Klicka på Lägg till när den återgår till dialogrutan Ny autotext.
   Det valda innehållet sparas nu som en automatisk textinmatning. För att använda denna automatiska textinmatning klickar du bara på dokumentet där du vill infoga posten och klickar sedan på den här automatiska textinmatningen i rutan för att infoga den.
   

Quick Parts är ovärderliga verktyg för alla som vill effektivisera skapandet av standardiserade dokument i Word. Genom att bemästra det här verktyget kan du avsevärt förbättra dokumentkonsekvensen, minska repetitivt arbete och bibehålla höga produktivitetsnivåer. Oavsett om du väljer Quick Parts för deras inbyggda integration eller... Kutools Tack vare sina omfattande funktioner erbjuder båda alternativen utmärkta sätt att hantera och återanvända innehåll effektivt. För de som vill fördjupa sig i Words funktioner finns det en mängd handledningar på vår webbplats. Upptäck fler Word-tips och tricks här.

Relaterade artiklar