Hoppa till huvudinnehåll

Hantera dubbletter av kontakter i Outlook: ta bort, slå samman, flytta, kategorisera

När du importerar kontakter till Outlook från ett Excel-kalkylblad eller annan programvara, finns det en chans att skapa dubbletter av poster i din kontaktmapp. Sådana dubbletter kan störa dina kontaktmappar och konsumera onödigt utrymme i Outlook. För en strömlinjeformad lösning rekommenderar vi Dubbelkontakter nytta av Kutools för Outlook. Med den här funktionen kan du enkelt ta bort, slå samman, flytta och till och med kategorisera dubbletter av kontakter över olika e-postkonton inom utvalda kontaktmappar.

???? Advantages of Kutools for Outlook's Duplicate Contacts ????
    • 🔄 Flexible Duplicate Handling Options: Kutools for Outlook elevates the management of duplicate contacts by offering a versatile suite of options that cater to various user needs and preferences:
    • 🗑️ Temporarily or permanently deleting duplicates: Users can choose to temporarily move duplicates to the "Deleted Items" folder, enabling recovery if needed, or permanently delete them to streamline their contacts list, balancing between safeguarding contacts and maintaining a clean database.
    • 🔗 Merging information from duplicates into a single contact: When merging duplicates, Kutools amalgamates information from all selected duplicate contacts, ensuring no data is lost.
    • 📂 Moving duplicates with flexibility: Users can selectively move all duplicates, including the first instance, or just the additional duplicates to a designated folder. This feature is particularly useful for users who wish to review duplicates at a later time or maintain separate lists for different purposes.
    • 🏷️ Categorizing duplicates for easy identification later: By allowing users to categorize duplicates, Kutools facilitates better contact management and organization. This feature is particularly useful for managing large contact databases, where efficient categorization can save time and improve workflow.
  • 🌐 Cross-Account & Folder Duplicate Management: Kutools shines in its ability to manage duplicates across multiple email accounts and contact folders simultaneously. This capability streamlines what would otherwise be a cumbersome and time-consuming process with Outlook's native tools, offering users a unified approach to tackle duplicate contacts regardless of their location within Outlook.
  • 🔍 Customizable Duplicate Detection: Unlike Outlook's basic duplicate detection, Kutools allows for detailed customization in identifying duplicates by letting users select specific contact fields for comparison. This ensures a more precise detection of duplicates based on criteria most relevant to the user.
  • 🧭 Time-saving Re-filtering: Kutools remembers previous settings for chosen folders and contact fields, enabling users to quickly re-filter duplicates without reconfiguring settings. This feature significantly reduces the time spent on managing duplicates, especially for users who perform this task regularly.
  • 👥 Duplicate Contact Group Management: The utility extends its duplicate management to contact groups, offering options to manage duplicate contact groups based on the group name, member name, or member’s email address.

Ta snabbt bort, slå samman, flytta eller kategorisera dubbletter av kontakter i Outlook

Så här tillämpar du Dubbelkontakter funktion för att radera, slå samman, flytta eller kategorisera dubbletter av kontakter i Outlook.

Kutools för Outlook: Lås upp 100 kraftfulla verktyg för Outlook. Gratis 60-dagars provperiod, inga begränsningar.Upptäck mer... Prova det nu!

  1. Kutools fliken, i Radera grupp, klicka Dubbelkontakter (du kan också klicka Kutools Plus > Dubbelkontakter).

  2. I Dubblettkontakter - Steg 1 (av 5): Ange datafilen / filerna guiden, välj de datafiler där du vill ta bort, slå samman, flytta eller kategorisera dubbletter av kontakter. När du har valt, klicka på Nästa steg: Ange kontaktmapp knapp.

    Notera: Om du har flera e-postkonton i din Outlook med stora kontaktmappar, kommer ett fönster för laddning av kontaktmapp(ar) att dyka upp som skärmbilden nedan. Du kan välja att klicka på Hoppa över det aktuella laddade e-postkontot knappen, eller vänta helt enkelt tills alla kontaktmappar har laddats klart.

  3. När kontaktmapparna har laddats klart kommer alla kontaktmappar att visas i den vänstra rutan i Dubbletter av kontakter – steg 2 (av 5) fönster. Välj kontaktmapparna som innehåller de dubbletter av kontakter du vill adressera och klicka sedan på Nästa: Välj kontaktfält för dubblettjämförelse knapp.

    Tips:
    • För fler snabba alternativ som Markera alla för att välja mappar, högerklicka på mapplistan.
    • Alla valda mappar visas i den högra rutan. Du kan radera eller sortera dem efter behov. Kontakter från mapparna som listas överst kommer att prioriteras att behållas vid hantering av dubbletter.
  4. I Dubbletter av kontakter – steg 3 (av 5) guiden, välj kontaktfält för att identifiera dubbletter (kontakter anses vara dubbletter om dessa fält matchar exakt) i Välj Kontakter-fält för dubblettjämförelse och klicka sedan på Nästa: Välj de fält som ska visas i resultaten knapp.

    Notera: Om du kontrollerar Sök i alla dubbletter i valda Kontakter-mappar alternativet kommer verktyget att leta efter dubbletter av kontakter i alla mappar du har valt. Om du inte väljer det här alternativet kommer dubbletter att sökas efter i varje enskild kontaktmapp separat.

  5. I Dubbletter av kontakter – steg 4 (av 5) guiden, ange fälten som ska listas i resultatrutan och klicka sedan på Börja filtrera knapp.

  6. Alla dubbletter av kontakter kommer att visas i Kontaktlista/Duplicerad kontaktlista (vänster ruta) av Dubbletter av kontakter – steg 5 (av 5) trollkarl. I den här guiden kan du:
    1. Utöka en grupp genom att klicka på den. Välj sedan en dubblettkontakt för att se dess detaljer i Kontaktinformation förhandsvisning låda.
    2. Från Hur hanterar man de dubbla kontakterna? rullgardinsmenyn väljer du en åtgärd som ska tillämpas på de listade dubbletterna. Tips: Om det finns några kontakter du vill utesluta från processen, avmarkera dem helt enkelt från Kontaktlista/Duplicerad kontaktlista.
      • Ta bort (Flytta till mappen "Deleted Items"): Detta kommer att flytta dubbletterna till mappen Deleted Items utan att permanent radera dem.
      • Permanent radering: Detta tar permanent bort alla valda dubbletter.
      • Sammanfoga: Detta kombinerar alla valda dubbletter av kontakter och sammanfogar deras information.
      • Flytta alla dubbla kontakter (utom den första): Detta överför dubbletter, exklusive deras första instanser, till en angiven mapp.
      • Flytta alla dubbla kontakter (inkludera den första): Detta flyttar alla instanser av dubbletter till en angiven mapp.
      • Lägg till Kategori: Detta taggar alla valda dubbletter av kontakter med en angiven kategori för enklare identifiering senare.
    3. Klicka Ansök nu för att bearbeta dubbletterna enligt din valda åtgärd.

När processen är klar kommer alla adresserade dubbletter av kontakter att visas med en genomstrykning i Kontaktlista/Duplicerad kontaktlista. Vänligen stäng Dubbelkontakter guiden för att slutföra processen.


Ytterligare tips för att använda Kutools för Outlooks Duplicate Contacts-funktion

  1. Hantera en specifik dubblettkontakt
    Funktionen stöder att kategorisera, flytta, ta bort eller permanent ta bort en enda dubblettkontakt genom att högerklicka på kontakten.

  2. Hantera alla markerade dubbletter i en grupp
    Du kan kategorisera, flytta, slå samman, ta bort eller permanent ta bort alla markerade dubbletter i en grupp genom att högerklicka på gruppen.

  3. Enkel omfiltrering av dubbletter av kontakter
    Smakämnen Dubbelkontakter verktyget behåller dina tidigare inställningar, inklusive valda mappar och kontaktfält. Nästa gång du använder den här funktionen trycker du bara på Börja filtrera knapp i Dubbletter av kontakter – steg 2 (av 5) trollkarl. Detta kommer att filtrera dubbletter direkt utan att du behöver konfigurera om kontaktfälten.

  4. Tänk om inga dubbletter av kontakter hittas
    Om inga dubbletter hittas kan du välja att omvälja fält för att identifiera dubbletter eller avsluta processen efter behov.
  5. Hantera dubbletter av kontaktgrupper
    Skulle det finnas dubbletter av kontaktgrupper i dina valda mappar kan du adressera dem effektivt. I den Dubbletter av kontakter – steg 3 (av 5) guiden, välj helt enkelt önskade kriterier - oavsett om det är Kontaktgruppens namn (Kontaktgrupp), Medlemsnamn (kontaktgrupp) or Medlemmens e-postadress (kontaktgrupp). Välj enligt dina behov för att hantera dessa dubbletter av grupper.


Demo: Ta bort eller flytta dubbla kontakter i Outlook

Tips: I denna video, Kutools fliken läggs till av Kutools för Outlook. Klicka på om du behöver det här. att ha en 60-dagars gratis testperiod utan begränsning!


Bästa kontorsproduktivitetsverktyg

Kutools för Outlook - Över 100 kraftfulla funktioner för att överladda din Outlook

📧 Email Automation: Frånvaro (tillgänglig för POP och IMAP)  /  Schemalägg Skicka e-post  /  Auto CC/BCC enligt regler när du skickar e-post  /  Automatisk vidarebefordran (avancerade regler)   /  Lägg automatiskt till hälsning   /  Dela automatiskt e-postmeddelanden med flera mottagare i individuella meddelanden ...

📨 Email Management: Hämta enkelt e-postmeddelanden  /  Blockera bluff-e-postmeddelanden av ämnen och andra  /  Ta bort duplicerade e-postmeddelanden  /  Avancerad Sökning  /  Konsolidera mappar ...

📁 Bilagor ProBatch Spara  /  Batch lossa  /  Batchkomprimera  /  Automatisk sparning   /  Auto Lossa  /  Automatisk komprimering ...

🌟 Gränssnittsmagi: 😊 Fler vackra och coola emojis   /  Öka din Outlook-produktivitet med flikar  /  Minimera Outlook istället för att stänga ...

👍 Underverk med ett klick: Svara alla med inkommande bilagor  /   E-postmeddelanden mot nätfiske  /  🕘Visa avsändarens tidszon ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Kontakter och kalender: Lägg till kontakter i grupp från valda e-postmeddelanden  /  Dela upp en kontaktgrupp till individuella grupper  /  Ta bort påminnelser om födelsedag ...

Över 100 funktioner Vänta på din utforskning! Klicka här för att upptäcka mer.

Läs mer       Gratis nedladdning      Inköp
 

 

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations