Hoppa till huvudinnehåll

Utforska det nya, gratisversionen of Kutools for Outlook i dag!

AI för Microsoft Word: Skriv om, Skriv, Översätt, Sammanfatta etc.

Författare: Amanda Li Senast ändrad: 2024-08-15

Kutools AI Assistant är ett banbrytande verktyg utformat för att förändra hur användare skriver och redigerar i Microsoft Word. Från rapporter och e-postmeddelanden till manuskript erbjuder det avancerade funktioner. omskrivningsmöjligheter för att matcha din favoritstil. Dessutom denna AI-baserade assistent utmärker sig på att skapa innehåll direkt från dina uppmaningar eller sökord, utan ansträngning förstå dina behov för att producera innehåll som passar perfekt med dina mål.

Utöver grundläggande skrivstöd, Kutools AI erbjuder också översättningsmöjligheter, vilket gör att du snabbt kan översätta dokument till flera språk, vilket hjälper dig att övervinna språkbarriärer och enkelt kommunicera internationellt.

Dessutom, Kutools AI utmärker sig inom dokumentbehandling med funktioner som effektivitet sammanfattning av långa dokument, innehåll fortsättning för att utöka oavslutade styckenoch omfattande dokumentutvärdering baserat på förinställda standarder.

Utöver att skriva om, komponera, översätta och sammanfatta, Kutools AI förbättrar även Word-dokument med sina interaktiva funktioner, svara på frågor och ge förtydliganden baserat på dokumentinnehåll. Denna handledning visar dig hur dessa funktioner kan göra din skrivprocess mer effektiv, kreativ och intelligent.

Varför använda Kutools AI-assistent istället för ChatGPT eller andra AI-verktyg?

  1. 💼 Integration med Microsoft Word: Kutools AI Assistant är specifikt utformat för Microsoft Word och erbjuder en sömlös integration som gör det möjligt för användare att använda AI-funktioner direkt i sitt dokumentredigeringsarbetsflöde. Denna integration erbjuder bekvämlighet och effektivitet, vilket eliminerar behovet av att växla mellan separata applikationer eller plattformar för att få tillgång till AI-driven skrivhjälp.
  2. ➡️ Direkt infogning av genererat innehåll: Med Kutools Med AI-assistenten kan användare direkt infoga AI-genererat innehåll i sina Word-dokument med bara några få klick. Den här funktionen effektiviserar processen att införliva ny text, vilket sparar tid och ansträngning jämfört med att kopiera och klistra in innehåll från ett externt ChatGPT-gränssnitt.
  3. 🛠️ Skräddarsydda funktioner för dokumentredigering: Kutools AI Assistant erbjuder funktioner som är särskilt utformade för de uppgifter som Word-användare ofta stöter på, såsom att finslipa text för tydlighet och professionalism, generera innehåll anpassat efter specifika behov och sammanfatta långa dokument. Dessa funktioner är optimerade för att skapa och redigera dokument, vilket säkerställer att användarna har rätt verktyg för olika skrivuppgifter.
  4. 💬 Interaktiv support: Kutools AI-assistenten berikar dina Word-dokument med interaktiva funktioner som kan sammanfatta text, besvara frågor och erbjuda förtydliganden direkt från ditt innehåll.
  5. 🗂️ Användarvänligt gränssnittGränssnittet för Kutools AI Assistant är sinnrikt strukturerad med tre distinkta flikar. Denna designprincip prioriterar tillgänglighet, vilket gör att användare enkelt kan identifiera och tillämpa den specifika funktion de behöver när som helst, vilket möjliggör en smidigare och mer produktiv skrivupplevelse utan onödig komplexitet.
  6. 🔑 Enkel aktiveringAktiverar Kutools AI-assistenten med en OpenAI API-nyckel är en enkel process som frigör verktygets fulla potential i Word.

Lokalisera Kutools AI-assistent i Microsoft Word

On Kutools fliken, klicka AI-assistent. Du kommer att se Kutools AI-assistent rutan visas på höger sida av Microsoft Word-gränssnittet.

kutools ai assistent

Aktivera Kutools AI-assistent med OpenAI API-nyckel

För att låsa upp den fulla potentialen av Kutools AI-assistent i Microsoft Word måste du aktivera det med din OpenAI API-nyckel:

  1. Välj kugghjulsikonen kutools kugghjulsikon inom Kutools AI-assistent rutan.
  2. I Kutools AI-inställningar dialogrutan, i AI-leverantör avsnitt, välj OpenAI (ChatGPT) or GoogleAI som du behöver.
    kutools ai anger AI-leverantören
  3. Fortfarande i Kutools AI-inställningar dialog ruta:
Tips:
  1. Efter aktivering lagras dina inställningar säkert, vilket garanterar sömlös åtkomst till AI Assistant för alla efterföljande projekt, även efter omstart av Word.
  2. Om ditt system är inställt på kinesiska eller om du använder den kinesiska versionen av Office, ser du inte bara OpenAI (ChatGPT) och Google AI utan även Zhipu AI och Alibabas Tongyi Qianwen-modeller.
    AI-leverantör för Kina

Utnyttja Kutools AI-assistent

I det här avsnittet fördjupar vi oss i den praktiska tillämpningen av Kutools AI-assistent. Oavsett om du vill förbättra tydligheten i ditt skrivande, generera innehåll, kondensera omfattande information till koncisa sammanfattningar eller söka svar i ditt dokument, kommer den här guiden att guida dig genom varje steg.

Dokument Frågor och Svar: Effektivisera dokumentuppgifter (Sammanfatta, Analysera, Utvärdera, Fortsätt skriva etc.)

Ocuco-landskapet Kutools AI erbjuder en rad intelligenta bearbetningsfunktioner baserade på innehållet i det aktuella dokumentet, inklusive sammanfattning, analys, översättning, utvärdering och innehållsfortsättning. Oavsett om du behöver extrahera viktig information, genomföra djupgående analyser av dokumentstrukturen, utföra korrekta översättningar eller utöka innehållet, Kutools AI kan hjälpa dig att effektivt hantera dokumentinnehåll och förbättra den övergripande kvaliteten på dina dokument.

kutools ai dokument qa ruta

  • Sammanfatta dokumentinnehåll: Med den här funktionen kan du snabbt skapa en kortfattad sammanfattning av ditt dokument.
  • Översätt dokumentinnehåll: Med den här funktionen kan du snabbt och exakt översätta ditt dokument till det språk du har angett.
  • Analysera dokumentinnehåll: Med den här funktionen kan du utföra en djupgående analys av ditt dokument, identifiera dolda insikter, logiska inkonsekvenser och områden för förbättringar.
  • Utvärdera dokumentinnehåll: Med den här funktionen kan du bedöma ditt dokument baserat på fördefinierade kriterier, och ge detaljerad feedback om struktur, språkstil och innehållsnoggrannhet.
  • Fortsätt skriva dokumentinnehåll: Den här funktionen gör att du enkelt kan utöka ditt dokument genom att generera ny text som passar naturligt med det du redan har skrivit.
Tips:
  • Dokumentkvalitetsläget fungerar baserat på innehållet i det aktuella dokumentet.
  • Om du väljer specifik text kommer kvalitetssäkringen att fokusera på det valda innehållet; om ingen text är markerad kommer kvalitetssäkringen att gälla för hela dokumentet.

Här kommer jag att använda sammanfattningen, fortsätta skriva och ställa frågor som exempel.

Exempel 1: Sammanfatta dokumentinnehåll

Kutools AI introducerar funktionen Sammanfatta som är utformad för att effektivisera dessa uppgifter, vilket gör det enklare än någonsin att bearbeta omfattande information och extrahera insikter utan att behöva gå igenom varje detalj manuellt. Så här kan du dra nytta av den här funktionen:

  1. I Dokument QA fliken på Kutools AI-assistent kan du välja det specifika innehåll du vill sammanfatta, eller lämna texten omarkerad för att sammanfatta hela dokumentet. Klicka sedan på Sammanfatta dokumentinnehåll kommandot i rutan.
    kutools ai ställer in alternativ för att sammanfatta dokumentinnehåll
  2. Efter Kutools AI-analys, en sammanfattning av dokumentet genereras direkt.
  3. Sedan kan du klicka på Kopiera  kopiera knappen för att kopiera sammanfattningen och klistra in den var som helst, eller klicka på Insert  sätt in knappen ikon för att placera den på markörens plats.
    kutools ai sammanfattar dokumentinnehåll
 

Exempel 2: Fortsätt skriva dokumentinnehåll

Med den här funktionen kan du sömlöst utöka ditt dokument genom att skapa innehåll som är anpassat till den befintliga texten. Oavsett om du fyller i ett stycke, utökar en idé eller lägger till nya avsnitt, fortsätter assistenten berättelsen på ett intelligent sätt och säkerställer konsekvens och koherens i hela dokumentet.

  1. I Dokument QA fliken på Kutools AI-assistent kan du välja det specifika innehåll du vill sammanfatta, eller lämna texten omarkerad för att sammanfatta hela dokumentet. Klicka sedan på Fortsätt skriva dokumentinnehåll kommandot i rutan.
  2. Efter Kutools AI-analys genererar den automatiskt ytterligare innehåll som sömlöst fortsätter där ditt dokument slutade.
    kutools ai ställer in alternativ för att fortsätta skriva dokument
  3. Sedan kan du klicka på Kopiera  kopiera knappen för att kopiera sammanfattningen och klistra in den var som helst, eller klicka på Insert  sätt in knappen ikon för att placera den på markörens plats.
    kutools ai fortsätter att skriva dokument
 

Exempel 3: Ställ frågor om ditt dokument

Ange din specifika fråga i chattrutan och tryck sedan på Skicka knapp. Kutools AI kommer omedelbart att ge svar baserat på innehållet i ditt dokument. När svaret är klart visas källorna i svarsrutan; om du klickar på siffrorna intill kommer du direkt till motsvarande innehåll. Se demon nedan:

Tips:
  • 1. Redigera och ändra namnet och prompttexten:
    Klicka på Redigera  redigera knappen ikonen för kommandoobjektet, i den poppade ut Redigera promt ändra dialogrutan Namn och Prompt text för att bättre passa dina specifika behov eller sammanhanget för ditt dokument. Se skärmdump:
    kutools ai redigera och ändra prompt
  • 2. Redigera uppmaningen igen och skicka igen:
    Om du inte är nöjd med det genererade innehållet kan du klicka på ikonen Redigera om och skicka igen för att justera uppmaningen och generera nytt innehåll.
    kutools ai reedit
  • 3. Välj kommandot och ändra uppmaningen från chattrutan:
    Du kan också välja kommandot och justera uppmaningstexten direkt från chattrutan. Klicka på Prompt Library och välj sedan kommandoobjektet, så kommer prompttexten att visas i chattrutan, där du kan ändra den efter behov. Se skärmdump:
    kutools ai ändrar uppmaningen från chattrutan
Chatt: Svara på valfri fråga eller ring Kutools pass

Den här funktionen besvarar inte bara dina frågor utan avgör också om några Kutools Funktioner kan lösa dina problem baserat på dina frågor och direkt anropa relevanta verktyg för att åtgärda dem.

  1. I Chatt fliken på Kutools AI-assistent skriv din fråga i chattrutan (tryck Skift + Ange för att starta en ny rad), se skärmdump:
    kutools ai ställ in alternativ i chattrutan
  2. Och klicka sedan på Skicka knappen eller tryck på ange nyckel, Kutools AI kommer att bearbeta din fråga och ge ett svar.
  3. Sedan kan du klicka på Kopiera  kopiera knappen för att kopiera sammanfattningen och klistra in den var som helst, eller klicka på Insert  sätt in knappen ikon för att placera den på markörens plats.
    kutools ai infoga innehållet
Tips:

åberopa Kutools funktioner (100+ praktiska funktioner):

If Kutools kan uppfylla dina behov, kommer AI-assistenten att aktivera exakt den relevanta funktionen för att hjälpa dig att uppnå dina mål.

Om du till exempel vill ta bort alla bilder från det aktuella Word-dokumentet, Kutools AI kommer att föreslå funktionen Ta bort alla bilder.

Skriv din fråga i chattrutan (tryck Skift + Ange för att starta en ny rad) och klicka sedan på Skicka knappen eller tryck på ange nyckel. De Kutools AI analyserar din förfrågan och identifierar lämpliga Kutools funktion som uppfyller dina behov. Klicka sedan på Utförande knappen för att anropa den funktionen eller klicka Överge för att skapa en detaljerad, steg-för-steg-guide skräddarsydd efter dina behov. Se skärmdump:
kutools ai anropa Kutools pass

Skriv om och polera innehåll för tydlighet och professionalism

Upptäck hur Skriva om egenskap av Kutools AI-assistent kan förvandla dina dokument. Oavsett om du förfinar utkast eller slutför presentationer, säkerställer detta verktyg att ditt innehåll är kortfattat, engagerande och felfritt. Låt oss få ditt skrivande att lysa med bara några få klick.

  1. I Kutools AI-assistent rutan, välj Skriva om fliken.
  2. Välj den text du vill ha Kutools AI-assistenten ska omformulera.
  3. Välj din önskade skrivstil från Skrivstil rullgardinsmenyn (som erbjuder 21 skrivstilar).
  4. Klicka på Skicka för att starta omformuleringsprocessen.
  5. Klicka på Insert för att ersätta den valda originaltexten med den omformulerade versionen som produceras i Generera låda. Alternativt kan du välja Kopiera för att kopiera den förfinade texten och klistra in den var du vill.
    kutools ai skriva om
Tips:
  • Om det omformulerade innehållet inte uppfyller dina förväntningar, tryck helt enkelt Skicka en gång till för att tillämpa omformuleringsprocessen på den valda texten.
  • Navigera genom dina omskrivna texter med hjälp av föregående och Nästa knappar för enkel jämförelse.
  • Få tillgång till en omfattande historik över dina omfraser genom att klicka på Historik knappen, så att du kan besöka och välja från tidigare iterationer.

Tillämpningsscenarier för skrivstilar

  • Formell stil: Lämplig för formella affärsbrev, rapporter och akademiska uppsatser. Den betonar noggrannhet och professionalism, med formellt språk och struktur.
  • Kortfattad och direkt: Används för nyhetsbrev, uppdateringar av sociala medier etc., med fokus på att leverera information effektivt och kortfattat.
  • Vardaglig stil: Idealisk för blogginlägg, inlägg på sociala medier och informella e-postmeddelanden. Denna stil använder ett enkelt, direkt språk och humor för att skapa en trevlig läsupplevelse.
  • Affärsprofessionell: Lämplig för affärsförslag, e-postkorrespondens, marknadsanalyser etc. med tonvikt på tydlig och professionell kommunikation.
  • Beskrivande stil: Används för beskrivande artiklar, reseloggar och romaner. Den fokuserar på detaljer och ett levande språk för att hjälpa läsarna att bättre visualisera och uppleva det som beskrivs.
  • Övertygande stil: Idealisk för marknadsföringsinnehåll, åsiktsartiklar och tal. Denna stil syftar till att övertyga läsaren med starka argument och ett slagkraftigt språk.
  • Berättarstil: Lämplig för berättelser, berättande artiklar och personlig erfarenhetsdelning. Denna stil fokuserar på att berätta en sammanhängande historia med levande beskrivningar och handlingsutveckling.
  • Teknisk stil: Används för tekniska artiklar, användarmanualer och professionella rapporter. Denna stil betonar precision och tydlighet, med hjälp av tekniska termer och detaljerade förklaringar.
  • Instruktionsstil: För handledningar, manualer, vanliga frågor, etc., ger tydlig, steg-för-steg vägledning.
  • Akademisk stil: Lämplig för akademiska artiklar, forskningsrapporter och vetenskapliga publikationer. Den betonar korrekt data, rigorös analys och efterlevnad av akademiska standarder.
  • Science Fiction stil: Idealisk för science fiction-romaner, framtidsscenarioprojektioner, etc., som utforskar effekterna av tekniska framsteg på samhället och individer.
  • Kreativ stil: Används för romaner, poesi och kreativt skrivande. Denna stil uppmuntrar unika uttryck och innovativ användning av språk, med betoning på personlig stil och kreativt tänkande.
  • Historisk översikt: För historiska artiklar, biografier etc., med fokus på tidens gång och historiens djup.
  • Kulturanalys: Lämplig för kulturkritik, film- och bokrecensioner, etc., fördjupning i innebörden bakom kulturfenomen eller konstnärliga verk.
  • Kritisk recension: Används för konstkritik, produktrecensioner, etc., ger konstruktiv feedback genom analys och utvärdering.
  • Uppsats och kommentar: Idealisk för personliga bloggar, tidningsspalter, etc., som återspeglar författarens personlighet och insikter.
  • Intervju Dialog: Används för intervjuutskrifter, podcastmanus, etc., för att presentera information och synpunkter genom dialog.
  • Känslomässigt rik: Lämplig för personliga dagböcker, känslospalter, etc., som betonar uttrycket av känslor och resonans.
  • Popular Science: Idealisk för populärvetenskapliga artiklar, bloggar etc., som presenterar komplex vetenskaplig kunskap på ett lättförståeligt sätt.
  • Inspirerande och motiverande: Lämplig för motiverande artiklar, tal, etc., ger positiv energi och uppmuntrar människor att nå sina mål.
  • Nyhetsrapportering: Används för pressmeddelanden, nyhetsrapporter etc., med betoning på objektivitet, aktualitet och korrekt informationsleverans.
 

 

 

Skapa skräddarsytt innehåll för att möta dina behov

Utforska hur du skapar innehåll som passar dina behov perfekt med Kutools AI-assistent's Komponera funktion. Det här avsnittet guidar dig genom att skapa anpassat innehåll som matchar ditt specifika ämne, ton och stil. Idealisk för att övervinna författarblockering eller förbättra ditt arbetsflöde för innehållsskapande, vi visar hur du effektivt använder den här funktionen för innehåll som är i linje med dina mål.

  1. I Kutools AI-assistent rutan, välj Komponera fliken.
  2. I det tillhandahållna Prompt textruta, beskriv innehållet du vill skapa.
    Dricks: Var så specifik som möjligt om ämnet, tonen, stilen och alla nyckelpunkter du vill ha med. Ju mer detaljerad din beskrivning är, desto mer skräddarsytt blir det genererade innehållet för dina behov.
  3. Klicka på Generera knappen för att låta Kutools AI-assistenten skapar innehåll baserat på dina detaljerade instruktioner.
  4. Klicka på Insert för att snabbt infoga det AI-genererade innehållet från Genererad innehåll ruta in i ditt dokument där markören befinner sig. (Här kan du infoga innehåll antingen med formatering eller som vanlig text.) Alternativt, välj Kopiera om du vill klistra in innehållet manuellt någon annanstans i ditt dokument eller ett annat program.
    kutools ai komponera innehåll
Tips:
  • Om de förinställda ämnena inte uppfyller dina behov kan du också mata in ditt eget önskade ämne. Och klicka Skapa ett snabbt exempel för att generera en snabbtext.
  • Du är fri att redigera uppmaningen i Prompt box för att finjustera din begäran.
  • Klicka på för att ta bort alla oönskade prompttyper från rullgardinsmenyn.
  • Om den första innehållsgenereringen inte överensstämmer med dina förväntningar, tryck på Generera igen för att producera nytt innehåll.
  • Använda föregående och Nästa knappar för att smidigt navigera genom de olika iterationerna av genererat innehåll, vilket underlättar enkla jämförelser.
  • Genom att klicka på Historik knappen får du tillgång till en detaljerad logg över dina försök att skapa innehåll, vilket gör det enkelt att granska och välja bland tidigare utdata.

Strategier för förbättrade resultat:

  • Experimentera med beskrivningar: AI:s produktion beror mycket på hur du beskriver dina innehållsbehov. Att experimentera med olika beskrivningar kan hjälpa dig att upptäcka det mest effektiva sättet att kommunicera dina krav till AI.
  • Utnyttja omskrivningsfunktionen: Om det genererade innehållet är nästan perfekt men behöver mindre justeringar, överväg att använda Skriva om funktion för att förfina den ytterligare utan att börja om från början.
 

Översätt meningar eller hela dokument till valfritt språk

Kutools AI erbjuder en kraftfull översättningsfunktion som snabbt och korrekt kan översätta allt från enskilda meningar till hela dokument till flera språk. Den här funktionen är särskilt användbar för användare som behöver samarbeta på global skala, vilket gör kommunikationen mellan språk mycket smidigare. Kutools Med AI kan du enkelt övervinna språkbarriärer och uppnå effektiv internationell kommunikation.

  1. I Kutools AI-assistent rutan, välj Översättning fliken.
  2. Välj dokumentinnehållet du vill översätta, så kommer det automatiskt att fylla i Innehåll att översätta låda. (Alternativt kan du kopiera och klistra in allt annat innehåll som du vill översätta till Innehåll att översätta låda.)
  3. Välj det språk du vill översätta till från Target språk rullgardinsmeny;
  4. Klicka Skicka knapp;
  5. När översättningen är klar kan du klicka på Insert för att placera det översatta innehållet på markörens plats, eller klicka på Kopiera för att kopiera det översatta innehållet till en annan plats.
    kutools ai översätter innehåll
Tips:
  • Använda föregående och Nästa knappar till för att navigera genom historiken, vilket gör det lättare att granska och hantera tidigare innehåll.
  • Genom att klicka på Historik knappen får du tillgång till en detaljerad logg över dina översättningsförsök, vilket gör det enkelt att granska och välja bland tidigare utdata.

Vanliga problem och hur man löser dem

Det här avsnittet är tillägnat att belysa vanliga problem som användare kan stöta på när de använder Kutools AI-assistent och erbjuder enkla lösningar för att övervinna dem.

AI-assistenten visas inte i Kutools fliken

Se till att Kutools for Word är korrekt installerat på din dator och att du använder version 12.0 eller senare. Om du inte har rätt version kan du överväga att uppdatera för att få tillgång till AI-assistentfunktionen. För den senaste versionen av Kutools for Word, klicka här för att ladda ner och installera.

Fastnade på "Bearbetar, vänligen vänta..."
  • Kontrollera internetanslutningenSe till att din enhet är ansluten till internet. Kutools AI Assistant kräver en aktiv internetanslutning för att få åtkomst till OpenAIs tjänster.
  • Konfiguration av AI-inställningar: En annan potentiell orsak till det här problemet kan vara felaktigt konfigurerade AI-inställningar. För att lösa detta, se till att du har rätt ställ in dina AI-inställningar genom att ange en giltig OpenAI API-nyckel.
Kutools AI-assistenten fungerar inte som förväntat
  • Välj en annan AI-modell: Gå tillbaka till AI-inställningarna för att säkerställa att den valda AI-modellen matchar dina behov. Olika modeller är designade för att ge väldigt olika resultat.
  • Experimentera med input: Ibland presterar AI bättre med mer kontext eller annorlunda strukturerade input. Experimentera med längden och detaljerna på dina inmatningar.