Hur skapar och skriver jag ut kuvert från e-postlistan i Word?

Om du har en klient eller kundlista och du måste skicka en uppdateringsbroschyr till alla klienter i listan måste du i många fall skriva varje kunds namn och adress på kuverten för sändningen. Men om det finns många kundinformation i listan kommer skrivarbetet att vara ett stort projekt. Nu introducerar jag ett trick för dig att skapa och skriva ut kuvert från listan i Word.

Skapa och skriv ut kuvert från e-postlistan i Word

Steg 1: Ställ in kuvertstil

Steg 2: Importera listan till Word

Steg 3: Lägg till information i kuvertet

Steg 4: Skriv ut kuverten

---

Skapa och skriv ut kuvert från e-postlistan i Word

Steg 1: Ställ in kuvertstil

För det första måste du ställa in kuvertstil.

1. Öppna ett Word-dokument och klicka Utskick > Kuvert. Se skärmdump:

2. Skriv leveransadressen i Leveransadress rutan och i Returadress rutan, skriv din returadress. Klicka sedan Tillbehör knapp. Se skärmdump:

3. I Kuvertalternativ dialog, klicka Kuvertalternativ för att ange kuvertstorlek, leveransadress och returadress. Se skärmdump:

4. Klicka sedan Utskriftsalternativ på fliken för att välja hur kuvertet ska läggas i skrivaren. Se skärmdump:

5. klick OK. Och klicka Skriva ut för att skriva ut kuvertet.

6. Sedan uppmanas Word till en dialogruta där du kan spara returadressen, klicka Ja. Se skärmdump:

7. Kontrollera om kuvertet skrivs ut korrekt.

Om kuvertet inte skrivs ut korrekt, försök justera Matningsmetod alternativ i steg 4.

---

Steg 2: Importera listan till Word

Nu måste vi importera kundlistan till Word-dokument.

1. klick Utskick > Starta Mail Merge > Kuvert.

2. I Kuvertalternativ dialog, klicka OK. Därefter ändras dokumentet till ett kuvert med standardreturadressen uppe till vänster. Se skärmdump:

3. klick Utskick > Välj Mottagare > Använd en befintlig lista. Se skärmdump:

4. Den Välj datakälla dialogrutan visas för att du ska välja filen som innehåller listan du vill importera och klicka sedan på Öppen. Här väljer jag en Excel-arbetsbok efter att ha klickat Öppen knapp, a Välj tabell dialogruta dyker upp för att välja det ark som listan finns i. Se skärmdump:

5. klick OK för att stänga dialogrutan och klicka Utskick > Redigera mottagarlistankan du se att kundlistan har lagts till. Se skärmdump:

6. Kontrollera personen du vill skicka brevet till i popup-dialogrutan. Klicka sedan OK.

---

Steg 3: Lägg till information i kuvertet

I den här delen måste du ange informationen som visas på kuvertet.

1. Placera markören i mitten av kuvertet (vilket visas i en textruta) och ange sedan en position som du vill infoga adressen. Se skärmdump:

2. klick Utskick > Adressblock att visa Infoga adressblock dialog. Se skärmdump:

3. I den här dialogrutan väljer du mottagarens namnformat som du vill infoga under Infoga mottagarens namn i detta format avsnittet och du kan förhandsgranska resultatet i Förhandsvisning efter att du har valt ett namnformat. Se skärmdump:

Dricks: Om du vill veta om fälten i din mottagarlista matchar de önskade fälten eller inte, klicka Matcha fält. I Matchfälts dialog kan du bestämma vilka fält som kan visas på kuvertet. Klicka på om du inte vill att fältet ska visas (matchas inte) i listrutan. Se skärmdump:

4. klick OK, kan du se adressblocket har satts in i kuvertet. Se skärmdump:

---

Steg 4: Skriv ut kuverten

Börja skriva ut kuverten.

1. klick Utskick > Förhandsgranska resultatOch klicka sedan på och för att förhandsgranska och se till att namnen och adresserna på kuverten är korrekta. Se skärmdumpar:

2. klick Slutför och slå ihop > Skriv ut dokument. Se skärmdump:

3. Sedan Slå ihop till skrivare dialogrutan visas, välj en utskriftspost för att tillgodose ditt behov och klicka slutligen OK. Se skärmdump:

Kuverten skrivs ut.