Oavsett om du förbereder rapporter, datasammanfattningar eller finansiella rapporter, kan en förståelse för hur du effektivt ställer in, justerar och hanterar utskriftsområden avsevärt förbättra presentationen av ditt arbete. I den här omfattande guiden kommer vi att fördjupa oss i det väsentliga i Excels utskriftsområde, och täcka allt från att definiera ditt första utskriftsområde till avancerade tekniker som att ställa in konsekventa utskriftsområden över flera ark och använda VBA för anpassning. Genom att behärska dessa färdigheter ser du till att dina Excel-dokument skrivs ut exakt efter behov, varje gång.

• Vanlig metod för att ställa in utskriftsområde
• Definiera utskriftsområdet visuellt i dialogrutan Utskriftsformat

• Skriv ut samma urval i flera ark
• Ställ enkelt in samma utskriftsområde för flera kalkylblad med Kutools
• Ställ in samma utskriftsområde till flera kalkylblad med VBA

• Lägg till celler i ett befintligt utskriftsområde
• Lägg till eller ta bort intilliggande celler från ett befintligt utskriftsområde
• Redigera det aktuella utskriftsområdet direkt
• Ersätt det nuvarande utskriftsområdet med ett nytt

• Ignorera utskriftsområdet
• Lås/skydda utskriftsområdet
• Förhandsgranska utskriftsområdet

Vad är utskriftsområde i Excel?

Utskriftsområdet i Excel är ett angivet intervall av celler som du anger ska skrivas ut, i motsats till att skriva ut ett helt kalkylblad. Den här funktionen är otroligt användbar för att fokusera på specifika data eller delar av ditt kalkylblad som du vill dela eller presentera, för att säkerställa att endast relevant information skrivs ut och onödig data exkluderas från utskriften.

När du anger ett utskriftsområde (markerat med en blå ruta som följande skärmdump visas), kommer Excel endast att skriva ut innehållet inom det angivna området. Om inget utskriftsområde är inställt skriver Excel som standard ut hela kalkylbladet.

Ange ett eller flera utskriftsområden på ett ark

Det här avsnittet kommer att illustrera två metoder som hjälper dig att ställa in ett eller flera utskriftsområden i ett ark i Excel.

Vanlig metod för att ställa in utskriftsområde

Excel erbjuder en inbyggd funktion "Ställ in utskriftsområde” för att ställa in utskriftsområden, som ofta används av många användare. I det här avsnittet guidar vi dig om hur du använder den här funktionen för att ställa in ett eller flera utskriftsområden i ett Excel-kalkylblad.

1. I ett kalkylblad väljer du det cellintervall du vill ställa in som ett utskriftsområde. I det här fallet väljer jag området A1:C7.
   Tips: För att ställa in flera intervall som separata utskriftsområden samtidigt, håll ned ctrl och välj varje område efter ett.
2. Gå till Sidan Layout fliken, klicka Utskriftsområde > Ställ in utskriftsområde. Se skärmdump:
   
3. Nu visas en mörkgrå ram runt utskriftsområdet. Se skärmdump:
   

När du har angett det valda intervallet som ett utskriftsområde kommer endast detta område att skrivas ut som standard när du skriver ut kalkylbladet.

Tips: När du ställer in flera utskriftsområden i ett Excel-ark skrivs de ut på separata sidor.

Definiera utskriftsområdet visuellt i dialogrutan Utskriftsformat

Du kan också definiera utskriftsområdet visuellt i Utskriftsformat dialogrutan, som erbjuder ett mer interaktivt sätt att ställa in önskat intervall. Så här kan du göra:

1. Gå till Sidan Layout klickar du på startknappen för dialogrutan i Utskriftsformat grupp.
   
2. I Utskriftsformat i dialogrutan måste du konfigurera enligt följande.
   1. Gå till ark fliken.
   2. Klicka på Utskriftsområde adressrutan och välj sedan intervallet du vill ställa in som utskriftsområde.
      Tips: För att ställa in flera separata utskriftsområden samtidigt, håll ned ctrl och välj sekventiellt varje område. De valda intervallen visas i adressrutan för utskriftsområde, avgränsade med kommatecken.
   3. Klicka på OK knapp.
      

Det angivna området är nu inställt som ett utskriftsområde. Efter det kommer endast detta område att skrivas ut som standard när du skriver ut kalkylbladet.

Tips: När du ställer in flera utskriftsområden i ett Excel-ark skrivs de ut på separata sidor.

Ställ in samma utskriftsområde för flera ark

För vissa kalkylblad med samma datastruktur kan du behöva ställa in samma utskriftsområde för dessa ark. Det här avsnittet ger dig tre metoder som hjälper dig att utföra denna uppgift.

Skriv ut samma urval i flera ark

Gör så här för att skriva ut identiska områden över flera ark.

1. På det aktuella kalkylbladet väljer du det intervall som du vill skriva ut på flera ark.
2. Håller ctrl klickar du på arkflikarna för att välja de ark som du vill använda samma utskriftsområde som det aktiva arket.
   
3. Klicka Fil > Skriva ut, ändra utskriften Inställningar till Utskriftsval, och klicka sedan på Skriva ut för att börja skriva ut.
   

Ställ enkelt in samma utskriftsområde för flera kalkylblad med Kutools

Metoden ovan kan användas för att tillfälligt skriva ut samma område i flera kalkylblad. Om du ofta behöver skriva ut samma område i flera kalkylblad är denna metod mer tidskrävande, och Kutools för Excel's Kopiera sidinställningar funktionen hjälper dig att snabbt och exakt kopiera utskriftsområdet eller andra sidinställningar från det aktiva kalkylbladet till flera andra kalkylblad, vilket säkerställer enhetlighet och effektivitet med minimal ansträngning.

Efter installera Kutools för ExcelGå till Kutools Plus fliken, välj Utskrift > Kopiera sidinställningar för att öppna dialogrutan. Konfigurera sedan enligt följande.

1. I Kopia till sektion, alla kalkylblad (förutom det aktiva) listas. Du behöver helt enkelt kontrollera de ark som du vill använda samma utskriftsområde på som det aktiva kalkylbladet.
2. I Tillbehör sektionen, kontrollera endast Utskriftsområde alternativ.
   Tips: Som standard är alla alternativ markerade. Du kan avmarkera Utskriftsformat kryssrutan för att avmarkera alla alternativ och markera sedan endast det alternativ du behöver.
3. Klicka OK. Se skärmdump:
   

Utskriftsområdet för det aktuella kalkylbladet tillämpas nu på de angivna kalkylbladen. Klicka på när du skriver ut dessa områden från arbetsbladen Fil > Skriva utI Inställningar avsnitt, välj Skriv ut hela arbetsboken, Klicka sedan Skriva ut för att börja skriva ut.

Ställ in samma utskriftsområde till flera kalkylblad med VBA

För avancerade användare kan VBA-skript automatisera processen att ställa in samma utskriftsområde över flera ark. Vänligen gör enligt följande.

1. I något av kalkylbladen trycker du på andra + F11 nycklar för att öppna Microsoft Visual Basic för applikationer fönster.
2. I Microsoft Visual Basic för applikationer fönstret klickar Insert > Modulerna, och infoga sedan någon av följande VBA-koder du behöver till Modulerna fönster.
   
   VBA-kod 1: Ställ in samma utskriftsområde för alla kalkylblad i den aktuella arbetsboken
   Denna kod kommer att ställa in ett specificerat utskriftsområde (t.ex. "A1: C7") på varje kalkylblad i arbetsboken.

   Sub SetPrintAreaAllSheets()
   'Updated by Extendoffice 20240205
       Dim ws As Worksheet
       Dim printArea As String
   
       ' Define the print area
       printArea = "A1:C7"
   
       For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
           ws.PageSetup.printArea = printArea
       Next ws
   End Sub
   

   VBA-kod 2: Ställ in samma utskriftsområde för specificerade kalkylblad i den aktuella arbetsboken
   Denna kod kommer att ställa in samma utskriftsområde på en specificerad lista med kalkylblad (t.ex. "Sheet1""Sheet3""Sheet5").

   Sub SetPrintAreaOnSheets()
   'Updated by Extendoffice 20240205
       Dim ws As Worksheet
       Dim printArea As String
       Dim sheetNames As Variant
       Dim i As Long
   
       ' Define the print area
       printArea = "A1:C7"
   
       ' Array of specific worksheet names to change print area
       sheetNames = Array("Sheet1", "Sheet3", "Sheet5")
   
       ' Loop through all sheet names in the array
       For i = LBound(sheetNames) To UBound(sheetNames)
           ' Check if the sheet exists in the workbook
           If SheetExists(CStr(sheetNames(i))) Then
               ' Set print area on the specified sheet
               Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(sheetNames(i))
               ws.PageSetup.printArea = printArea
           End If
       Next i
   End Sub
   
   ' Helper function to check if a sheet exists
   Function SheetExists(sheetName As String) As Boolean
       Dim sheet As Object
       On Error Resume Next
       Set sheet = ThisWorkbook.Sheets(sheetName)
       On Error GoTo 0
       SheetExists = Not sheet Is Nothing
   End Function

3. Tryck F5 för att köra koden.
4. Klicka på när du skriver ut dessa områden från de angivna arken Fil > Skriva utI Inställningar avsnitt, välj Skriv ut hela arbetsboken, Klicka sedan Skriva ut för att börja skriva ut.
   

Justera utskriftsområdet

Det här avsnittet visar hur du justerar det befintliga utskriftsområdet i en Excel-arbetsbok.

Lägg till celler i ett befintligt utskriftsområde

Du kan utöka utskriftsområdet genom att lägga till fler celler i det befintliga utskriftsområdet. Till exempel, för att utöka ett utskriftsområde från området A1:C5 till A1:C7, kan du göra enligt följande.

1. Välj cellområdet A6:C7 som du vill lägga till det befintliga utskriftsområdet A1:C5.
   
2. Gå till Sidan Layout fliken, klicka Utskriftsområde > Lägg till i utskriftsområdet.
   

Det befintliga utskriftsområdet utökas nu från A1:C5 till A1:C7.

Lägg till eller ta bort intilliggande celler från ett befintligt utskriftsområde

Du kan lägga till eller ta bort intilliggande celler från ett befintligt utskriftsområde genom att flytta sidbrytningslinjen i ditt kalkylblad och skräddarsy utskriften efter dina specifika behov.

1. När du har ställt in utskriftsområdet, gå till fliken Visa, välj Förhandsgranska sidbrytning.
   
2. Du kommer att se blå linjer som indikerar sidbrytningarna. Området inom gränsen är utskriftsområdet. För att justera utskriftsområdet håller du muspekaren över sidbrytningslinjen tills den förvandlas till en dubbelsidig pil. Klicka och dra sidbrytningslinjen för att inkludera eller exkludera celler i utskriftsområdet.
   

Redigera det aktuella utskriftsområdet direkt

Du kan ändra utskriftsområdet direkt genom att visuellt justera cellreferensen i dialogrutan Utskriftsformat.

1. Gå till Sidan Layout klickar du på startknappen för dialogrutan (den lilla pilen i det nedre högra hörnet av gruppen) för att öppna Sidan Layout dialog ruta.
   
2. I Utskriftsformat dialogrutan, navigera till ark flik. Här visas cellreferenserna för utskriftsområdena i det aktuella kalkylbladet i Utskriftsområde låda. Du kan direkt redigera cellreferenserna för utskriftsområdet i den här rutan. Och klicka till sist OK för att spara ändringarna.
   

Ersätt det nuvarande utskriftsområdet med ett nytt

Om du behöver uppdatera utskriftsområdet i ditt kalkylblad, följ dessa steg för att snabbt ersätta det befintliga utskriftsområdet med ett nytt.

1. Välj det cellområde du vill ställa in som nytt utskriftsområde.
2. Gå till Sidan Layout fliken, klicka på Utskriftsområde > Ställ in utskriftsområde.
   

Denna åtgärd kommer att ersätta alla befintliga utskriftsområden med det nyligen valda intervallet.

Rensa utskriftsområdet

Gör så här för att rensa det inställda utskriftsområdet i det aktuella kalkylbladet.

1. Under fliken Sidlayout klickar du på Utskriftsområde > Rensa utskriftsområdet.
   

Då rensas alla utskriftsområden i det aktuella kalkylbladet omedelbart.

Fler tips för utskriftsområde

Det här avsnittet listar några tips och tricks som du kan behöva när du arbetar med utskriftsområden i Excel.

Ignorera utskriftsområdet

Om du har angett ett utskriftsområde i ett kalkylblad men ibland behöver skriva ut hela arket kan du aktivera alternativet Ignorera utskriftsområde i utskriftsinställningarna. Denna funktion åsidosätter det inställda utskriftsområdet, vilket gör att hela arket kan skrivas ut efter behov.

1. Klicka Fil > Skriva ut att öppna Skriva ut sektion.
2. I Skriva ut klicka för att öppna Inställningar rullgardinsmenyn och välj sedan Ignorera utskriftsområde alternativ i menyn. En bock visas före alternativet när det är aktiverat.
   

När du klickat på Skriva ut knappen kommer hela kalkylbladet att skrivas ut, utan att det angivna utskriftsområdet ignoreras.

Lås/skydda utskriftsområdet

Som standard i Excel, skyddar ett kalkylblad inte direkt inställningarna för utskriftsområde. Detta innebär att även om kalkylbladet är skyddat kan användaren med arbetsboken fortfarande ändra eller rensa utskriftsområdet. Om du ofta delar arbetsböcker och vill skydda det angivna utskriftsområdet kan VBA-koden i det här avsnittet hjälpa dig.

1. I arbetsboken du vill skydda utskriftsområdet i ett visst ark, tryck på andra + F11 nycklar för att öppna Microsoft Visual Basic för applikationer fönster.
2. I det här öppningsfönstret dubbelklickar du på Denna arbetsbok projekt i den vänstra rutan och skriv sedan in följande VBA-kod till Koda fönster.
   
   VBA-kod: Lås eller skydda utskriftsområdet

   Private Sub Workbook_Open()
   'Updated by Extendoffice 20210206
       SetPrintArea "commission  IFS", "A1:C7" ' Specify the sheet name and the print area
   End Sub
   Sub SetPrintArea(sheetName As String, printArea As String)
       Dim ws As Worksheet
       Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(sheetName)
       ws.PageSetup.printArea = printArea
   End Sub
   

   Anmärkningar: I denna VBA-kod, ersätt "uppdrag IFS" med namnet på ditt arbetsblad och "A1: C7" med det utskriftsområde du vill ställa in.
3. Spara koden och tryck på andra + Q för att återgå till kalkylbladet och klicka sedan på Fil > Spara som > Bläddra.
4. I öppningen Spara som dialogrutan, välj en målmapp, byt namn på filen efter behov, välj Excel Macro-Enabled Workbook från Spara som rullgardinsmenyn och slutligen klicka på Save knapp.
   

Varje gång arbetsboken öppnas kommer denna kod att säkerställa att utskriftsområdet är inställt på ditt angivna område. Det är inte en perfekt lösning, eftersom det inte kan hindra användare från att ändra utskriftsområdet under en session, men det säkerställer att rätt utskriftsområde används varje gång arbetsboken öppnas.

Förhandsgranska utskriftsområdet

I det här avsnittet kommer jag att visa dig hur du förhandsgranskar utskriftsområdet när det väl har ställts in, och säkerställer att ditt dokument är redo för utskrift precis som det är tänkt.

Efter att ha ställt in utskriftsområdet, gå till utsikt fliken, klicka Förhandsgranskning av sidbrytning i Arbetsbokvyer grupp.

Resultat

Arbetsbladet kommer att växla till Förhandsgranskning av sidbrytning vy, där du kan se utskriftsområdet avgränsat av de blå sidbrytningsgränserna. Se skärmdumpen nedan för en visuell representation.

Sammanfattningsvis är att bemästra utskriftsområdet i Excel en avgörande färdighet för att effektivt hantera hur din data presenteras i tryckt form. Med kunskaperna i denna omfattande guide kan du se till att dina Excel-ark alltid är utskriftsklara, precis som du har tänkt dig. För dem som är ivriga att fördjupa sig i Excels möjligheter, har vår webbplats en mängd handledningar. Upptäck fler Excel-tips och tricks här.

Relaterade artiklar