Lås upp framtiden för e-post: Öka Outlook-effektiviteten med Kutools AI

I den snabba världen av digital kommunikation är effektivitet nyckeln, och att hantera dina e-postmeddelanden effektivt kan spara mycket tid och ansträngning. Skriva in Kutools AI för Outlook, ett kraftfullt verktyg utformat för att förbättra din e-postupplevelse genom att introducera intelligenta färdigheter som effektiviserar ditt arbetsflöde. Oavsett om du skriver e-postmeddelanden, översätter innehåll eller svarar på meddelanden, Kutools AI erbjuder en rad funktioner som kan förändra hur du interagerar med e-post. I den här handledningen kommer du att lära dig om Kutools AI för Outlook, varför det är ett måste-ha-verktyg, hur man ställer in det och hur man integrerar det i din dagliga e-postrutin för maximal produktivitet.

• Exempel på användning av Kutools AI i inkommande e-post:
  • E-postsammanfattning
  • Snabbt svar
• Exempel på användning av Kutools AI i utgående e-post:
  • Skriva e-post
  • Fortsätt skriva

• Anpassa och lägga till färdigheter för personlig användning
• Skräddarsy svar med insikter från e-posthistorik
• Styr manuella/automatiska lägen och anpassa visningspreferenser

• Snabbkontroller och åtkomst i Kutools AI-rutan
• Hantera genererat innehåll i en färdighetsbox
• Bästa metoder för att använda Kutools AI

Vad är Kutools AI för Outlook?

Kutools AI för Outlook är en avancerad funktion utvecklad av ExtendOffice, sömlöst integrera AI-teknik från ledande modeller som OpenAI och GoogleAI i din dagliga e-postrutin. Som en del av en omfattande svit av över 100 verktyg i Kutools för Outlook, det förändrar hur du hanterar och interagerar med e-postmeddelanden. Med sitt intuitiva gränssnitt, Kutools AI ger kraftfulla funktioner för att öka din produktivitet i både läsning och skrivning av e-post.

Färdigheter i läspanelen (för att analysera och svara på mottagna e-postmeddelanden)

• Sammanfattning: Få kortfattade sammanfattningar för att snabbt förstå huvudpunkterna i långa e-postmeddelanden.
• Svara: Använd AI för effektiva och detaljerade svar på e-postmeddelanden. (Stöder att använda skickade e-postmeddelanden för relevant information.)
• Snabbt svar: Presenterar olika svarsalternativ och genererar ett svar baserat på din valda riktning. (Stöder att använda skickade e-postmeddelanden för relevant information.)
• Tack Svar: Skapa ett kortfattat tackbrev som hjälper dig att snabbt uttrycka tacksamhet.
• översätta: Översätt omedelbart inkommande e-postmeddelanden till ditt föredragna språk, vilket säkerställer sömlös kommunikation.
• Analysera: Analysera den känslomässiga tendensen hos e-postinnehållet för att hjälpa dig avgöra om känslan är positiv, negativ eller neutral.
• Utdrag: Extrahera strukturerad information som namn, platser, datum och belopp från e-postmeddelandet för att hjälpa dig att snabbt förstå nyckeldata i innehållet.
• Anpassade färdigheter : Skapa dina egna färdigheter genom att anpassa rollprompter, kommandoprompter och lägga till ytterligare alternativ för att möta dina unika e-posthanteringsbehov.

Färdigheter i skrivpanel (för att skriva och förfina utgående e-postmeddelanden)

• Komponera: Använd AI-hjälp för att påskynda e-postutformningsprocessen med anpassade förslag.
• polska: Förbättra automatiskt dina e-postutkast för grammatik, ton och stil, vilket säkerställer en professionell finish.
• Fortsätt skriva: Låt AI tillhandahålla sammanhangsbaserade förslag och kompletteringar för att hjälpa dig att fortsätta skriva utkast.
• översätta: Översätt enkelt dina e-postutkast till andra språk och gör dem redo för en global publik.
• Kolla upp: Kontrollera och korrigera stavnings- och grammatikfel i e-postmeddelandet för att säkerställa språkets riktighet.
• Bygga ut: Utöka nyckelinformationen i e-postmeddelandet och ge detaljerade förklaringar för ett mer omfattande innehåll.
• Föreslå: Ge förslag på logiska förbättringar eller känsligt innehåll genom logisk analys eller innehållsgranskning.
• Anpassade färdigheter : Skapa dina egna färdigheter genom att anpassa rollprompter, kommandoprompter och lägga till ytterligare alternativ för att möta dina unika e-posthanteringsbehov.

Varför välja Kutools AI för din Outlook?

I dagens snabba digitala värld är effektiv kommunikation nyckeln. Kutools AI utnyttjar banbrytande AI-teknik för att säkerställa att dina e-postmeddelanden inte bara läses utan känns, förstås och uppskattas. Det handlar om att lyfta ditt e-postspel och göra varje interaktion mer meningsfull och effektfull. Oavsett om du hanterar en flod av dagliga e-postmeddelanden eller fokuserar på det enda viktiga meddelandet, Kutools AI är din strategiska partner, vilket säkerställer att du ligger före i kommunikationsspelet. Här är några av de viktigaste fördelarna den där Kutools AI erbjuder:

⏰ Tidsbesparande automatisering: Automatiserar rutinmässiga e-postuppgifter, som e-postsammanfattningar och snabba svar, vilket frigör din tid för viktigare uppgifter och ökar din totala produktivitet.

🌐 Mångsidig AI-integration: Kutools AI stöder ett brett utbud av AI-plattformar, inklusive OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI och SenseNovaAI, vilket ger dig flexibiliteten att välja den bästa AI-modellen för korrekt och effektiv e-posthantering.

🖥️ Användarvänligt gränssnitt: Har ett intuitivt och lättnavigerat gränssnitt, vilket gör det enkelt för användare på alla tekniska nivåer att förbättra sin e-posthantering och kommunikation.

🌓 Dual Mode Funktionalitet: Kutools AI erbjudanden Manuellt läge och Auto-läge. I automatiskt läge genereras uppgifter som e-postsammanfattningar och snabba svar automatiskt. Att växla mellan lägen är sömlöst med ett enda klick, så att du kan anpassa verktyget så att det passar ditt arbetsflöde.

???? Anpassade färdigheter: Tailor Kutools AI till dina specifika e-posthanteringsbehov genom att skapa dina egna färdigheter. Anpassa rolluppmaningar, kommandoprompter och ytterligare alternativ för att säkerställa att AI:n fungerar precis som du vill, vilket möjliggör maximal flexibilitet och effektivitet i hanteringen av dina e-postmeddelanden.

📚 Lär dig e-posthistorik: När du genererar svar, Kutools AI använder dina tidigare e-postinteraktioner (när du har lagt till historikmeddelanden) för att ge sammanhangsmedvetna svar, och erbjuder exakta svar baserat på tidigare diskussioner. Med tiden blir svaren mer exakta och skräddarsydda för din kommunikationsstil för personliga interaktioner.

🌍 Språköversättningsfunktioner: Bryter ner språkbarriärer med sofistikerade modeller för korrekta översättningar, vilket gör global kommunikation enkel.

⚙️ Sömlös integration med Outlook: Designad exklusivt för Outlook, förbättrar den din e-postupplevelse i den välbekanta miljön, vilket säkerställer ett intuitivt och effektivt arbetsflöde.

✏️ Förbättrad tydlighet och professionalism: Använder avancerade språkliga modeller för att optimera dina e-postmeddelanden, vilket garanterar tydlighet och professionalism i varje meddelande du skickar.

🔐 Förbättrad integritet och säkerhet: Använder de senaste krypterings- och säkerhetsprotokollen för att säkerställa att dina e-postdata är skyddade, vilket ger dig sinnesfrid i säkerheten för din kommunikation.

Hur man ställer in Kutools AI för Outlook för förbättrad e-posteffektivitet?

Förvandla din e-postupplevelse med Kutools AI ligger bara några steg bort. Här visar vi dig steg-för-steg-guiden för hur du ställer in Kutools AI i din Outlook.

Steg 1: Installera Kutools AI

Navigera till ladda sidan för att ladda ner och installera Kutools för Outlook att få Kutools AI.

Steg 2: Aktivera Kutools AI

1. Efter installationen Kutools för OutlookGå till Kutools fliken och klicka på AI.

2. Den Kutools AI-guide dialogrutan dyker upp. Det introducerar de färdigheter som Kutools AI erbjudanden. Klicka på Nästa knappen för att fortsätta.

3. Den Användarvillkor Kommer komma. Klick Nästa.

4. Nu kan du aktivera Kutools AI genom att välja en AI-leverantör och ange motsvarande API-nyckel. När du är klar klickar du på OK.

Efter att ha klickat OK, den Kutools AI rutan visas på höger sida av Outlook-fönstret, som visas nedan. Fortsätt läsa för exempel på hur du använder det!

Använd Kutools AI i ditt arbetsflöde med exempel

E-postsammanfattning: Extrahera nyckelpunkter från långa meddelanden

Du har precis öppnat din inkorg för att hitta ett långt e-postmeddelande från en kund som beskriver olika projektuppdateringar och förfrågningar. Istället för att vada genom den täta texten kan man lita på Kutools AI's Sammanfattning skicklighet. När du öppnar e-postmeddelandet genererar AI:n snabbt en kortfattad sammanfattning som lyfter fram den mest avgörande informationen. Detta gör att du snabbt kan förstå huvudpunkterna och prioritera dina nästa steg, vilket sparar värdefull tid och säkerställer att du inte missar några viktiga detaljer.

1. I Kutools AI rutan, se till att du är i Läspanel.
2. Välj det e-postmeddelande du vill sammanfatta.

Smakämnen Sammanfattning box genererar automatiskt en kortfattad sammanfattning av e-postmeddelandets huvudpunkter, som visas nedan:

Snabbsvar: Genererar omedelbara, sammanhangsmedvetna svar

Istället för att lägga tid på att komponera ett svar från början, Kutools AI's Snabbt svar skicklighet hjälper dig att analysera e-postmeddelandets sammanhang och föreslår flera svarsgrunder för ett detaljerat svar.

1. I Kutools AI rutan, se till att du är i Läspanel.
2. Välj e-postmeddelandet du vill svara på. De Snabbt svar skicklighet kommer automatiskt att generera flera svar som visas nedan.

   

   tips:

   • Om du väljer text i ett e-postmeddelande kommer det att svara på det valda innehållet. Annars kommer den att svara på hela e-postmeddelandet.
   • Om inget av svarsunderlaget är lämpligt kan du klicka på "Inte lämplig?" länk och ange din egen önskade grund.

3. Välj en av svarsgrunderna för att generera ett svar.

4. Klicka på Svara knapp. Svaret kommer att infogas i e-postutkastet, redo för dig att granska, redigera och skicka.

   

E-postskrivning: Skapa inledande meddelanden med AI-vägledning

När du behöver följa upp en kund efter ett möte men är osäker på hur du ska börja, Kutools AI's Komponera skicklighet går in och ger sammanhangsbaserade förslag som hjälper dig att skapa ditt budskap. När du ger Kutools AI med nyckelpunkter föreslår den fraser och strukturer som är skräddarsydda för dina behov, så att du snabbt kan skriva ett professionellt och tydligt e-postmeddelande.

1. I Kutools AI rutan, se till att du är i Skrivpanel.
2. I Komponera skriv in nyckelpunkterna och klicka på Generera knapp.
3. Klicka Insert för att lägga till det genererade utkastet i e-postmeddelandet.

Fortsätt skriva e-post: Fortsätter där du slutade

Du började skriva ett detaljerat e-postmeddelande, men halvvägs blev du avbruten och var tvungen att lämna det oavslutat. När du kommer tillbaka, Kutools AI's Fortsätt skriva skicklighet är redo att hjälpa dig att fortsätta där du slutade. AI:n granskar sammanhanget för ditt ofullständiga utkast och ger förslag för att fortsätta och komplettera ditt meddelande.

Färdigheten Continue Writing fungerar så här: När du initierar ett svar på ett e-postmeddelande i din inkorg, visas Läspanel växlar automatiskt till Skrivpanel. När du börjar skriva ditt svar, Fortsätt skriva skicklighet fortsätter automatiskt utkastet åt dig. När innehållet har skapats klickar du på Insert knappen för att snabbt infoga den i ditt utkast.

Förvandla Kutools AI till din personliga assistent

Från att lägga till och anpassa färdigheter till att göra det möjligt för AI att lära av din e-posthistorik, du kan optimera Kutools AI att bli din personliga assistent. Med dessa funktioner får du mer exakta, sammanhangsmedvetna svar och har förmågan att finjustera AI:s färdigheter för att passa dina specifika behov.

• Anpassa och lägga till färdigheter för personligt bruk
• Skräddarsy svar med insikter från e-posthistorik
• Styr manuella/automatiska lägen och anpassa skärminställningar

Anpassa och lägga till färdigheter för personligt bruk

Vid botten av Kutools AI ruta, det finns en Skicklighetsbibliotekshantering knappen, som öppnar Skicklighetsbibliotekshantering dialogrutan när du klickar på den.

I Skicklighetsbibliotekshantering dialogrutan kan du konfigurera färdigheter för både Läspanel och Skrivpanel:

1. Välja Läspanel or Skrivpanel att hantera kompetensen i den panelen.
2. Markera rutan bredvid en färdighet för att aktivera den och visa den i Kutools AI rutan. Avmarkera rutan för att inaktivera färdigheten och dölja den från rutan.
3. Välj en färdighet för att anpassa dess inställningar, inklusive:
   • Rolluppmaning: Styr AI:n att anta ett specifikt beteende och stil.
   • kommando~~POS=TRUNC: Instruerar AI:n att utföra en viss uppgift.
   • Ytterligare alternativ: Tillåter ytterligare anpassning, med möjlighet att lägga till fler inställningar med hjälp av Lägg till alternativ knapp.
4. Lägg till en ny färdighet genom att klicka på Lägg till skicklighet knappen för att skapa en skräddarsydd efter dina specifika behov.

Skräddarsy svar med insikter från e-posthistorik

Svara färdigheter i Kutools AI stödja lärande från historiska e-postkonversationer. Genom att skapa en lokal databas som lagrar tidigare e-postdata kan AI:n analysera tidigare kommunikationer, vilket förbättrar noggrannheten och kontextuella relevansen av sina svar för mer exakta, sammanhangsmedvetna svar.

Du kan lägga till historiska e-postmeddelanden manuellt i Email Learning. Eller aktivera den automatiska tilläggsfunktionen så att e-postmeddelanden omedelbart läggs till i Email Learning efter sändning, vilket hjälper Al-systemet att lära sig och anpassa sig bättre.

Lägg till manuellt

1. Klicka på E-postinlärning knapp i Svara or Snabbt svar ruta i Kutools AI rutan.

2. Klicka på Lägg till manuellt knapp.

3. I popup-fönstret Lägg till manuellt dialogrutan, välj de e-postmeddelanden du vill lära dig och klicka OK.

• Att välja alla e-postmeddelanden för ett konto, markera kryssrutan före kontot.
• Att välja mejl en efter en, markera kryssrutan före ett e-postmeddelande.
• Att välja e-postmeddelanden från den senaste månadenKlicka på E-postmeddelanden från den senaste månaden länken.
• Att välja e-postmeddelanden från det senaste åretKlicka på Mejl från förra året länken.

4. En dialogruta dyker upp för att påminna dig om antalet e-postmeddelanden som behöver läras in. Klick Ja.

5. En annan dialogruta dyker upp för att påminna dig om antalet e-postmeddelanden som har lärts in. Klick OK.

Auto Lägg till

Klicka på E-postinlärning knapp i Svara or Snabbt svar ruta i Kutools AI och gör sedan enligt följande.

1. Kontrollera Auto Lägg till kryssrutan.
2. Välj e-postkonton genom att markera kryssrutan bredvid varje adress, så att e-postmeddelanden som skickas från dem automatiskt läggs till i Email Learning.
3. Klicka på Save knapp.

Styr manuella/automatiska lägen och anpassa skärminställningar

Kutools AI låter dig anpassa dess funktion och visuella gränssnitt för att passa dina individuella preferenser och arbetsflöde:

• Vissa färdigheter är initialt inställda på Auto-läge, medan andra verkar i Manuellt läge. För att växla mellan manuellt och automatiskt läge för en specifik färdighet, klicka helt enkelt på Växla knappen i det övre högra hörnet av färdighetsrutan.
  

  Här är en skillnad mellan automationsfärdigheterna i Läspanel och Skrivpanel:

  • Läspanel: Färdigheter inställda på Auto-läge körs automatiskt varje gång ett nytt e-postmeddelande växlas till.
  • Skrivpanel: Färdigheter i Auto-läge kommer att köras automatiskt när urvalet i utkastet ändras, förutom färdigheten "Fortsätt skriva", som bara körs när själva innehållet ändras.
  Tips:

  Efter att ha bytt en färdighet till Manuellt lägeKlicka på Generera knappen för att få resultat. Om text väljs i ett e-postmeddelande kommer färdigheten endast att bearbeta det valda innehållet; annars kommer det att behandla hela e-postmeddelandet. In Auto-läge, kommer kompetens att behandla hela e-postmeddelandet efter att du har valt det. Om du bara vill behandla en del av e-postmeddelandet, markera önskat avsnitt och klicka sedan på Regenerera ikonen i det nedre vänstra hörnet.

• Du kan anpassa displayen genom att välja antingen Enstaka sida att se alla färdigheter i Kutools AI ruta på en gång, eller Vy med flikar att organisera färdigheter i separata flikar.
  

Tips för att maximera effektiviteten hos Kutools AI

Här är några tips och tricks för att använda Kutools AI i Outlook:

Vad du snabbt kan styra och komma åt i Kutools AI-panelen

För att växla mellan Läspanel och Skrivpanel, växla till Läs-/skrivpanel knapp. För att växla mellan Enstaka sida och Vy med flikar, växla till En sida/flikvy knapp. För att enkelt växla mellan olika AI-leverantörer och modeller i Kutools AI-rutan, klicka på AI-modell används rullgardinsmenyn och välj önskat alternativ från listan. För att växla mellan manuellt och automatiskt läge för en specifik färdighet, klicka helt enkelt på Växla knappen i den färdighetsrutan. Om det behövs, klicka på Utöka innehållet knappen för att se hela innehållet i resultatet. Språket som en färdighet använder matchar dina Outlook-inställningar som standard. Du kan ändra det genom att välja Språk rullgardinsmenyn i färdighetsrutan. Genom att utöka Ytterligare alternativ rullgardinsmenyn kan du välja ett alternativ för att vägleda AI i att generera mer specifika resultat. Innehållet som genereras av AI kan vara felaktigt. Överväg att verifiera viktig information.

Vad du kan göra med genererat innehåll i en färdighetsbox