I den snabba världen av digital kommunikation är effektivitet nyckeln, och att hantera dina e-postmeddelanden effektivt kan spara mycket tid och ansträngning. Skriva in Kutools AI för Outlook, ett kraftfullt verktyg utformat för att förbättra din e-postupplevelse genom att introducera intelligenta färdigheter som effektiviserar ditt arbetsflöde. Oavsett om du skriver e-postmeddelanden, översätter innehåll eller snabbt svarar på meddelanden, Kutools AI erbjuder en rad funktioner som kan förändra hur du interagerar med din inkorg. I den här handledningen kommer du att lära dig om Kutools AI för Outlook, varför det är ett måste-ha-verktyg, hur man ställer in det och hur man integrerar det i din dagliga e-postrutin för maximal produktivitet.

• Läspanel
  • E-postsammanfattning
  • Snabbt svar
  • Översätt e-post
• Skrivpanel
  • Utkast till e-post
  • Polsk e-post
  • Fortsätt skriva e-post
  • Översätt e-post

Vad är Kutools AI för Outlook?

Kutools AI för Outlook är en avancerad funktion utvecklad av ExtendOffice, sömlöst integrera AI-teknik från ledande modeller som OpenAI och GoogleAI i din dagliga e-postrutin. Som en del av en omfattande svit av över 100 verktyg i Kutools för Outlook, det förändrar hur du hanterar och interagerar med e-postmeddelanden. Med sitt intuitiva gränssnitt, Kutools AI erbjuder sju kraftfulla färdigheter i Läspanel (3 färdigheter) och Skrivpaneler (4 färdigheter), vilket ökar din produktivitet i både läs- och skrivuppgifter:

Läspanel

• E-postsammanfattning: Få kortfattade sammanfattningar för att snabbt förstå huvudpunkterna i långa e-postmeddelanden.
• Snabbt svar: Använd AI-genererade förslag för snabba och effektiva svar på e-postmeddelanden.
• Översätt e-post: Översätt omedelbart inkommande e-postmeddelanden till ditt föredragna språk, vilket säkerställer sömlös kommunikation.

Skrivpanel

• Utkast till e-post: Använd AI-hjälp för att påskynda e-postutformningsprocessen med anpassade förslag.
• Polsk e-post: Förbättra automatiskt dina e-postutkast för grammatik, ton och stil, vilket säkerställer en professionell finish.
• Fortsätt skriva e-post: Låt AI tillhandahålla sammanhangsbaserade förslag och kompletteringar för att hjälpa dig att fortsätta skriva utkast.
• Översätt e-post: Översätt enkelt dina e-postutkast till andra språk och gör dem redo för en global publik.

Genom att integrera dessa färdigheter i din dagliga e-postrutin, Kutools AI effektiviserar inte bara ditt arbetsflöde utan berikar också din kommunikation, vilket säkerställer att varje e-postmeddelande du skickar eller tar emot uppfyller de högsta standarderna för effektivitet och effektivitet.

Varför välja Kutools AI för din Outlook?

I dagens snabba digitala värld är effektiv kommunikation nyckeln. Kutools AI utnyttjar banbrytande AI-teknik för att säkerställa att dina e-postmeddelanden inte bara läses utan känns, förstås och uppskattas. Det handlar om att lyfta ditt e-postspel och göra varje interaktion mer meningsfull och effektfull. Oavsett om du hanterar en flod av dagliga e-postmeddelanden eller fokuserar på det enda viktiga meddelandet, Kutools AI är din strategiska partner, vilket säkerställer att du ligger före i kommunikationsspelet. Här är några av de viktigaste fördelarna den där Kutools AI erbjuder:

🌓 Dual Mode Funktionalitet: De flesta färdigheter av Kutools AI erbjuda två lägen - Manuellt läge och Auto-läge. I automatiskt läge genereras uppgifter som e-postsammanfattning och snabba svar automatiskt när du interagerar med e-post. Växlingen mellan manuellt och automatiskt läge är sömlöst och kan göras med ett enkelt klick på en knapp, så att du kan anpassa verktyget för att passa dina arbetsflödespreferenser.

📧 Personliga e-postsvar: Med hjälp av AI-modeller som GPT-4o, GPT-4o mini och Gemini, skapar den svar som speglar din unika stil och ton, vilket säkerställer att varje e-postmeddelande känns personligt skrivet av dig.

🔄 Adaptivt lärande: Lär dig kontinuerligt av ditt e-postbeteende och dina preferenser för att bättre anpassa sig till dina behov, förbättra dess assistans över tid för ännu mer personlig support när du använder Snabbt svar skicklighet i Läspanel of Kutools AI. Detta system anpassar sig för att förbättra precisionen i dina svar baserat på dina interaktionsmönster, vilket säkerställer att svaren blir mer exakta och skräddarsydda för din kommunikationsstil, vilket i slutändan leder till en mer effektiv och effektiv e-posthanteringsupplevelse.

⏰ Tidsbesparande automatisering: Automatiserar rutinmässiga e-postuppgifter, som e-postsammanfattningar och snabba svar, vilket frigör din tid för viktigare uppgifter och ökar din totala produktivitet.

🌍 Språköversättningsfunktioner: Bryter ner språkbarriärer med sofistikerade modeller för korrekta översättningar, vilket gör global kommunikation enkel.

⚙️ Sömlös integration med Outlook: Designad exklusivt för Outlook, förbättrar den din e-postupplevelse i den välbekanta miljön, vilket säkerställer ett intuitivt och effektivt arbetsflöde.

✏️ Förbättrad tydlighet och professionalism: Använder avancerade språkliga modeller för att optimera dina e-postmeddelanden, vilket garanterar tydlighet och professionalism i varje meddelande du skickar.

🖥️ Användarvänligt gränssnitt: Har ett intuitivt och lättnavigerat gränssnitt, vilket gör det enkelt för användare på alla tekniska nivåer att förbättra sin e-posthantering och kommunikation.

🔐 Förbättrad integritet och säkerhet: Använder de senaste krypterings- och säkerhetsprotokollen för att säkerställa att dina e-postdata är skyddade, vilket ger dig sinnesfrid i säkerheten för din kommunikation.

Hur ställer jag in Kutools AI för förbättrad e-posteffektivitet?

Förvandla din e-postupplevelse med Kutools AI ligger bara några steg bort. Här visar vi dig steg-för-steg-guiden för hur du ställer in Kutools AI i din Outlook.

Steg 1: Installera Kutools AI

Navigera till ladda sidan för att ladda ner och installera Kutools för Outlook att få Kutools AI.

Steg 2: Aktivera Kutools AI

1. Efter installationen Kutools för OutlookGå till Kutools fliken och klicka på AI.

2. Den Kutools AI-guide dialogrutan dyker upp. Den introducerar de sex färdigheter som Kutools AI erbjuder. Klicka på Nästa knappen för att fortsätta.

Anmärkningar: Denna popup-dialog kommer bara att visas när du först aktiverar Kutools AI. Om du vill komma åt den här guiden igen i framtiden, klicka bara på knappen i Kutools AI-rutan.

3. Den Användarvillkor Kommer komma. Klick Nästa.

4. Nu kan du aktivera Kutools AI genom att välja en AI-leverantör och ange motsvarande API-nyckel. När du är klar klickar du på OK.

Steg 3: Konfigurera inställningarna för Skill Library Management för personlig användning

När den har aktiverats Kutools AI rutan visas på höger sida av Outlook-fönstret. Längst ner i Kutools AI AI-rutan, klicka på Skicklighetsbibliotekshantering knappen för att öppna Skicklighetsbibliotekshantering dialog ruta.

I Skicklighetsbibliotekshantering dialogrutan kan du konfigurera inställningarna för sju färdigheter på två flikar: Läspanel och Skrivpanel.

Enligt Läspanel fliken kan du anpassa tre aspekter av E-postsammanfattning, Snabbt svar och Översätt e-post Kompetens.
På samma sätt i Skrivpanel fliken kan du anpassa tre aspekter av Utkast till e-post, Polsk e-post, Fortsätt skriva e-postoch Översätt e-post Kompetens.

• Språk: Ange vilket språk som ska användas i listrutan Språk.
• Rolluppmaning: En rolluppmaning instruerar AI:n att anta ett specifikt beteende och en specifik stil, som att agera som en kundtjänstagent, och se till att svaren är skräddarsydda för att passa den rollen.
• kommando~~POS=TRUNC: En kommandotolk styr AI:n att utföra en specifik uppgift, som att skriva ett vänligt e-postsvar, för att säkerställa att utdata uppfyller de givna instruktionerna.

Exempel på konfigurationen för Skill Library Management

Till exempel, för att översätta e-postmeddelanden till ett önskat språk medan du läser dem, kan du göra enligt följande:

1. Navigera till Läspanel fliken i Skicklighetsbibliotekshantering dialog ruta.
2. Från Språk rullgardinsmenyn väljer du önskat språk.
3. Redigera innehållet i Rolluppmaning och kommando promp lådor om det behövs.
4. Klicka på Save knapp.

Resultat

Efter konfiguration, Kutools AI är redo att användas. Den har två paneler: läspanelen och Skrivpanel. Som standard är Läspanel visas. Du kan växla mellan de två panelerna genom att klicka på motsvarande panelknapp.

Läspanel

Smakämnen Läspanel innehåller tre färdigheter: E-postsammanfattning, Snabbt svaroch Översätt e-post, var och en erbjuder två lägen — Manuellt och Autoläge.

Som standard E-postsammanfattning och Snabbt svar färdigheter är inställda på Auto-läge, genererar automatiskt resultat när du klickar på ett e-postmeddelande. De Översätt e-post skicklighet är dock initialt i Manuellt läge, vilket kräver att du klickar på Generera knappen för att få resultat. För att växla mellan manuellt och automatiskt läge, klicka helt enkelt på Växla knapp.

Skrivpanel

Smakämnen Skrivpanel innehåller fyra färdigheter: Utkast till e-post, Polsk e-post, Fortsätt skriva e-postoch Översätt e-post.

Smakämnen Utkast till e-post och Polsk e-post färdigheter verkar bara i Manuellt läge, vilket kräver att du klickar på Generera knappen för att få resultat. De Fortsätt skriva e-post och Översätt e-post kompetens erbjuder båda Manuell och Auto-läge, med standardinställningen till Manuellt läge. För att växla mellan manuellt och automatiskt läge, klicka helt enkelt på Växla knapp.

Använd Kutools AI i ditt arbetsflöde med exempel

Efter konfigurationen av Kutools AI, kan du nu använda de sju nyckelfärdigheterna i de två panelerna.

• Läspanel
  • E-postsammanfattning
  • Snabbt svar
  • Översätt e-post
• Skrivpanel
  • Utkast till e-post
  • Polsk e-post
  • Fortsätt skriva e-post
  • Översätt e-post

Läspanel

Som standard Läspanel visas i Kutools AI rutan. Det hjälper dig att hantera inkommande e-postmeddelanden effektivt genom att erbjuda snabba sammanfattningar, omedelbara svar och enkla översättningar. Genom att klicka på Läspanel knappen kan växla till Skrivpanel. Vice versa.

E-postsammanfattning: Extrahera nyckelpunkter från långa meddelanden

Du har precis öppnat din inkorg för att hitta ett långt e-postmeddelande från en kund som beskriver olika projektuppdateringar och förfrågningar. Istället för att vada genom den täta texten kan man lita på Kutools AI's E-postsammanfattning skicklighet. När du öppnar e-postmeddelandet genererar AI:n snabbt en kortfattad sammanfattning som lyfter fram den mest avgörande informationen. Detta gör att du snabbt kan förstå huvudpunkterna och prioritera dina nästa steg, vilket sparar värdefull tid och säkerställer att du inte missar några viktiga detaljer.

I Läspanel of Kutools AIklickar du på e-postmeddelandet du vill sammanfatta. De E-postsammanfattning skicklighet genererar automatiskt en kortfattad sammanfattning av e-postmeddelandets huvudpunkter.

tips: Kopiera knapp: För att kopiera hela innehållet. Regenerera knapp: För att regenerera. Du kan kopiera den markerade texten eller välja allt innehåll från det genererade innehållet.

Snabbsvar: Genererar omedelbara, sammanhangsmedvetna svar

Anta att du hanterar flera e-postmeddelanden och plötsligt får en begäran om ett dokument från en kollega. Istället för att lägga tid på att komponera ett svar från början, Kutools AI's Snabbt svar skicklighet kommer till din räddning. AI:n analyserar e-postmeddelandets sammanhang och föreslår flera svarsgrunder för ett detaljerat svar.

1. I Läspanel of Kutools AIklickar du på e-postmeddelandet du vill ha ett snabbt svar på. De Snabbt svar skicklighet genererar automatiskt flera svarsbaser.

2. Klicka på en av ovanstående svarsgrunder för att generera ett detaljerat svar.

3. Klicka på Svara knapp. Det genererade svaret kommer omedelbart att infogas i e-postmeddelandet som ett utkast.

Översätt e-post: Överbrygga språkklyftor utan ansträngning

Du arbetar med en internationell partner och ett e-postmeddelande kommer på ett språk du inte förstår. Istället för att kopiera texten till ett separat översättningsverktyg, Kutools AI's Översätt e-post skicklighet översätter innehållet direkt i Outlook. Nu kan du helt förstå budskapet och svara på rätt sätt utan att behöva byta mellan applikationer, vilket gör din gränsöverskridande kommunikation smidigare och effektivare.

1. I Läspanel of Kutools AIGå till Översätt e-post avsnitt. Välj språket du vill översätta till från Språk rullgardinsmenyn. Här väljer jag till exempel italienska som målspråk.

2. När du har valt e-postmeddelandet eller texten i e-postmeddelandet som du vill översätta klickar du på Generera knapp.

Resultat

tips: Kopiera knapp: För att kopiera hela innehållet. Regenerera knapp: För att regenerera. Du kan kopiera den markerade texten eller välja allt innehåll från det genererade innehållet.

Skrivpanel

Smakämnen Skrivpanel of Kutools AI hjälper dig att skriva och förfina e-postmeddelanden med AI-drivna förslag, grammatikförbättringar och översättningsfärdigheter. Genom att klicka på Skrivpanel knappen kan växla till Läspanel. Vice versa.

Utkast till e-post: Skapa inledande meddelanden med AI-vägledning

Du måste följa upp en kund efter ett möte, men du är osäker på hur du ska börja. Kutools AI's Utkast till e-post skickligheten går in och ger sammanhangsbaserade förslag som hjälper dig att skapa ditt budskap. När du skriver föreslår AI fraser och strukturer som är skräddarsydda för dina behov, vilket gör att du snabbt kan skriva ett professionellt och tydligt e-postmeddelande. Detta sparar inte bara tid utan säkerställer också att din kommunikation är exakt och effektiv, vilket återspeglar din professionella ton.

1. I det nya meddelandefönstret, gå till Utkast till e-post avsnitt i Skrivpanel of Kutools AI. Skriv in nyckelpunkterna i textrutan.

2. Klicka på Generera knappen för att generera utkastet.

3. När utkastet har skapats klickar du på Insert knappen för att infoga utkastet i e-postmeddelandet.

tips: Kopiera knapp: För att kopiera hela innehållet. Regenerera knapp: För att regenerera. Du kan kopiera den markerade texten eller välja allt innehåll från det genererade innehållet.

Polsk e-post: Förbättra grammatik, ton och stil

Efter att ha skrivit ett viktigt e-postmeddelande till din handledare vill du se till att det är felfritt innan du trycker på skicka. Kutools AI's Polsk e-post skicklighet förbättrar ditt utkast genom att kontrollera grammatik, förbättra tonen och förfina stilen. Med bara ett klick förvandlas din e-post till en snygg, professionell kommunikation. Det här verktyget är särskilt värdefullt när du kommunicerar med högre chefer eller kunder, för att säkerställa att ditt budskap inte bara är korrekt utan också lämnar ett positivt intryck.

1. I Skrivpanel of Kutools AIGå till Polsk e-post avsnitt. När du har valt utkastet till e-postmeddelandet eller texten i utkastet till e-postmeddelandet som du vill omformulera klickar du på Generera knapp.

2. När det polerade utkastet har genererats klickar du på Insert knappen för att infoga det i e-postmeddelandet.

tips: Kopiera knapp: För att kopiera hela innehållet. Regenerera knapp: För att regenerera. Du kan kopiera den markerade texten eller välja allt innehåll från det genererade innehållet.

Fortsätt skriva e-post

Du började skriva ett detaljerat e-postmeddelande, men halvvägs blev du avbruten och var tvungen att lämna det oavslutat. När du kommer tillbaka, Kutools AI's Fortsätt skriva e-post skicklighet är redo att hjälpa dig att fortsätta där du slutade. AI:n granskar sammanhanget för ditt ofullständiga utkast och ger förslag för att fortsätta och komplettera ditt meddelande. Detta säkerställer att din e-post förblir sammanhållen och på plats, även om det var ett avbrott i din skrivprocess.

Auto-läge

När du initierar ett svar på ett e-postmeddelande i din inkorg, visas Läspanel växlar automatiskt till Skrivpanel. När du börjar skriva ditt svar, Fortsätt skriva e-post skicklighet fortsätter automatiskt utkastet åt dig. När innehållet har skapats trycker du på Ctrl + ~ för att snabbt infoga den i ditt utkast.

Manuellt läge

1. I Skrivpanel of Kutools AIGå till Fortsätt skriva e-post avsnitt. Placera markören där du vill att Kutools AI ska fortsätta skriva i utkastet och klicka sedan på Generera knapp.

2. När innehållet har skapats klickar du på Insert knappen för att infoga det i e-postmeddelandet.

tips: Kopiera knapp: För att kopiera hela innehållet. Regenerera knapp: För att regenerera. Du kan kopiera den markerade texten eller välja allt innehåll från det genererade innehållet.

Översätt e-post: Förbered e-postmeddelanden för en global publik

Du skriver ett e-postmeddelande till en kund utomlands, och du måste se till att ditt meddelande är korrekt översatt till deras modersmål. Istället för att förlita sig på externa verktyg, Kutools AI's Översätt e-post skicklighet låter dig översätta ditt utkast i Outlook. Du skriver ditt e-postmeddelande som vanligt, sedan översätts det med ett enkelt klick till önskat språk. Denna färdighet säkerställer att din kommunikation är både korrekt och kulturellt lämplig, vilket gör det lättare att effektivt engagera sig med internationella kunder.

1. I e-postutkastet väljer du texten du vill översätta.

2. I Skrivpanel of Kutools AIGå till Översätt e-post avsnitt. Välj sedan det språk du vill översätta till från Språk rullgardinsmenyn. Här väljer jag till exempel franska som målspråk.

3. Klicka på Generera knapp.

4. När utkastet är översatt klickar du på Insert knappen för att infoga det i e-postmeddelandet.

tips: Kopiera knapp: För att kopiera hela innehållet. Regenerera knapp: För att regenerera. Du kan kopiera den markerade texten eller välja allt innehåll från det genererade innehållet.

Tips för att maximera effektiviteten hos Kutools AI