I dagens digitala tidsålder kan vi komma åt våra e-postmeddelanden när och var vi vill. Men även om vi alltid är online finns det tillfällen då vi kanske inte kan svara på inkommande meddelanden direkt, till exempel på helgdagar eller när vi är borta från kontoret. Det är där funktionen för automatiskt frånvarosvar blir ovärderlig och låter e-postavsändarna veta att våra svar kommer att försenas. Oavsett om du använder Outlook på Windows, web, Mac, eller ens iOS och Android-enheter, hjälper den här guiden dig att gå på djupet om hur du ställer in automatiska svar utanför kontoret på alla dessa plattformar. Låt oss börja.

• Ställ in frånvarosvar i Outlook på Windows
  • Använda automatiska svar (för Exchange-konton)
  • Använda Kutools för Outlook enkelt (för alla e-postkonton, enkelt och flexibelt)
  • Använda regler (för alla e-postkonton, komplexa)
• Konfigurera frånvarosvar i Outlook på Mac
• Ställ in frånvarosvar i Outlook på webben
• Konfigurera frånvarosvar i Outlook för iOS och Android

Video

Ställ in frånvarosvar i Outlook på Windows

Det här avsnittet visar tre metoder som hjälper dig att ställa in frånvarosvar för Exchange-konton och alla e-postkonton på Windows.

Ställ in frånvarosvar med funktionen Automatiska svar

Om du använder ett Exchange-konto i Outlook, är den inbyggda Automatiska svar funktionen kan hjälpa dig att ställa in frånvarosvar i Outlook. Vänligen gör enligt följande.

Steg 1: Öppna fönstret Automatiska svar

I din Outlook, gå till Fil fliken, välj det utbyteskonto som du behöver aktivera automatiskt svar för från rullgardinsmenyn för konto och klicka sedan på Automatiska svar. Se skärmdump:

Steg 2: Aktivera automatiska svar och konfigurera inställningar

I öppningen Automatiska svar måste du göra enligt följande.

1. Välj Skicka automatiska svar alternativ för att aktivera den här funktionen.
2. För att skicka de automatiska svaren endast inom ett visst tidsintervall, kontrollera Skicka endast under detta tidsintervall kryssrutan och ange önskade start- och sluttider.
   Tips: Om du inte anger en tidsperiod förblir ditt automatiska svar på tills du stänger av det genom att välja Skicka inte automatiska svar.
3. Om du bara vill skicka automatiska svar till avsändare inom din organisation, stanna kvar i Inom min organisation fliken.
4. Skriv in autosvarsmeddelandet i textrutan.
5. Klicka på OK för att spara inställningarna. Se skärmdump:
   

Resultat

Om du ställer in en tidsperiod för automatiska svar i steg 3, kommer autosvaret att aktiveras vid den angivna tiden, och du kommer då att se ett gult informationsfält som visas under Outlook-bandet. Om ingen tidsperiod anges aktiveras autosvaret omedelbart.

Du kan gå till Skickade föremål mapp för att se e-postmeddelanden med automatiskt svar (e-postmeddelanden med prefixet "Autosvar:").

Ställ enkelt in frånvarosvar med Kutools för Outlook

Med tanke på begränsningarna för ovanstående metod vill jag här rekommendera dig Auto-svar egenskap av Kutools för Outlook, som hjälper dig att enkelt ställa in frånvarosvar i Outlook, oavsett e-postkontotyper. Efter ladda ner och installera Kutools för Outlookmåste du göra så här:

Steg 1: Konfigurera inställningarna för Autosvar

Välja Kutools > Svara > Autosvarhanterare att öppna Auto-svar dialogrutan och sedan måste du:

1. Kontrollera e-postkonton där du vill aktivera automatiskt svar:
   Smakämnen Kontrollera konton avsnittet listar alla e-postkonton i din Outlook. Välj de konton där du vill aktivera automatiskt svar.
2. Ändra ämnesprefixet för e-postmeddelanden med automatiskt svar:
   Standardtexten i Ämnesprefix textrutan är "Autosvar”. Detta kommer att vara prefixet för e-postämnen med automatiskt svar. Du kan ersätta denna standardtext efter behov.
3. Ange innehållet för automatiskt svar:
   En standardmall finns i dialogrutan, som du kan ändra efter behov.
4. Spara ändringarna: Klicka på OK knapp.
   

Steg 2: Aktivera funktionen Autosvar

A Kutools för Outlook dialogrutan dyker upp och frågar om du vill aktivera funktionen omedelbart. Klicka på Ja för att aktivera funktionen.

Resultat

Från och med nu kommer inkommande e-postmeddelanden till de kontrollerade kontona att utlösa automatiska svar.

Ställ in frånvarosvar genom att skapa Outlook-regler

Du kan också skapa Outlook-regler för att ställa in frånvarosvar för alla e-postkonton. Den här metoden kräver dock flera steg för att slutföra. Om du behöver, följ stegen nedan.

Steg 1: Skapa en mall för automatiskt svar

1. I Outlook skapar du ett nytt e-postmeddelande genom att klicka Ny E-post under Hem fliken.
   
2. I Meddelande fönster, ange ett ämne och meddelandetext för din mall.
   
3. Klicka Fil > Spara som.
   
4. I öppningen Spara som dialogrutan, namnge mallen (som standard kommer e-postämnet att användas som mallnamn), välj Outlook-mall från Spara som rullgardinsmenyn och klicka sedan på Save knapp.
   Denna anpassade mall kommer att sparas på standardplatsen för personliga mallar.
   
5. När du har sparat mallen, stäng e-postmeddelandet utan att spara.

Steg 2: Öppna fönstret Regler och varningar

Enligt Hem fliken, klicka regler > Hantera regler och varningar att öppna Regler och varningar fönster.

Steg 3: Skapa en frånvaroregel för automatiskt svar

I Regler och varningar fönster, gör så här för att skapa en regel för automatiskt svar från kontoret.

1. Enligt Email Regler fliken, ange ett e-postkonto där du vill tillämpa regeln för automatiskt svar och klicka sedan på Ny regel knapp.
   Tips: Om Tillämpa ändringar på den här mappen rullgardinsmenyn visas inte i Regler och varningar fönstret i din Outlook kommer reglerna du skapade att gälla för alla e-postkonton.
   
2. I den första Regelguiden, Välj Använd regel för meddelanden jag får i Börja från en tom regel och klicka sedan på Nästa knapp.
   
3. På sekunden Regelguiden, om du vill svara automatiskt på varje e-postmeddelande du får, klicka på Nästa utan att kontrollera några villkor. I popup-fönstret Microsoft Outlook dialogrutan, klicka på Ja knapp.
   Tips: Om du bara vill svara automatiskt på vissa e-postmeddelanden, ange villkoren du behöver.
   
4. I den tredje Regelguiden, markera svaret med en specifik mall kryssrutan i steg 1 och klicka sedan på den understrukna texten i steg 2 låda.
   
5. I dialogrutan Välj en svarsmall väljer du Användarmallar i filsystemet från rullgardinsmenyn Sök i, väljer mallen du skapade i steg 1 och klickar sedan på knappen Öppna.
   
6. När den återgår till den tredje regelguiden, klicka på knappen Nästa för att fortsätta.
   
7. I den fjärde regelguiden, ange undantag för din regel om det behövs. Här klickar jag på Nästa utan att kontrollera några undantag.
   
8. I den sista regelguiden, ange ett namn för denna regel i avsnittet Steg 1, håll rutan Aktivera den här regeln markerad i steg 2 och klicka sedan på knappen Slutför.
   
9. En promptruta i Microsoft Outlook dyker då upp och påminner dig om att regeln bara körs när Outlook körs. Klicka på OK-knappen.
   
10. Sedan återgår den till fönstret Regler och varningar, du kan se den skapade regeln listad i fönstret, klicka på OK-knappen för att spara regeln.
    

Resultat

Nu har du skapat en regel för automatiskt svar. Från och med nu kommer inkommande e-postmeddelanden till det angivna kontot eller alla konton att utlösa denna autosvarsregel, och personen som skickade ett e-postmeddelande till dig kommer att få ett automatiskt svarsmeddelande.

Konfigurera frånvarosvar i Outlook på Mac

Om du vill ställa in automatiskt svar i Outlook för Mac kan metoden i det här avsnittet hjälpa. Vänligen gör enligt följande.

Steg 1: Få åtkomst till funktionen "Out of Office".

Starta Outlook på Mac, öppna e-postkontot som du vill aktivera frånvarofunktionen för och gå sedan till verktyg Fliken och välj Inte på kontoret.

Steg 2: Konfigurera inställningarna för automatiska svar

I Inställningar för autosvar dialogrutan måste du göra följande konfigurationer.

1. Kontrollera Skicka automatiska svar för konto "(ditt konto)" kryssrutan.
2. I Svara en gång till varje avsändare med textrutan anger du brödtexten för det automatiska svarsmeddelandet.
3. Det är valfritt att:
   • Ställ in start- och slutdatum för det automatiska svaret: Kolla Skicka bara svar under denna tidsperiod kryssrutan och ange start- och slutdatum och tider. Efter slutdatumet och tiden kommer svar från frånvaro automatiskt att stängas av.
   • Svara till personer utanför din organisation: Kontrollera om det behövs Skicka även svar till avsändare utanför min organisation kryssruta. Välj antingen Endast till avsändare i min kontaktlista or Skicka till alla externa avsändare och ange sedan brödtexten för det automatiska svarsmeddelandet.
4. Klicka OK för att spara inställningarna och använda den här funktionen för automatiska svar.
   

Resultat

Automatiska svar har aktiverats för vissa e-postkonton i din Outlook för Mac. Från och med nu kommer inkommande e-postmeddelanden till det här kontot att utlösa automatiska svar.

Ställ in frånvarosvar i Outlook på webben

Om du använder Outlook på webben och vill ställa in frånvarosvar kan metoden i det här avsnittet göra dig en tjänst. Följ stegen nedan.

Steg 1: Gå till funktionen "Automatiska svar".

1. Klicka på i det övre högra hörnet på sidan Inställningar Knappen
   
2. I öppningen Inställningar fönster, välj Automatiska svar i Post sektion.
   

Steg 2: Konfigurera inställningarna för "Automatiska svar".

1. Klicka på Slå på automatiska svar växla för att slå på Automatiska svar särdrag.
2. Kontrollera Skicka svar bara under en tidsperiod kryssrutan och ange start- och slutdatum och tider för de automatiska svaren. Du kan ignorera den här inställningen om du inte behöver.
3. I textredigeringsrutan anger du brödtexten för det automatiska svarsmeddelandet.
4. Klicka på Save knapp. Se skärmdump:
   

Resultat

Nu har du aktiverat Autosvar i Outlook på webben. Från och med nu kommer inkommande e-postmeddelanden till det här kontot att utlösa automatiska svar.

Konfigurera frånvarosvar i Outlook för iOS och Android

Många Outlook-användare är bekanta med att ställa in automatiska svar på sina stationära datorer, men vet lite om mobilprogrammet. I det sista avsnittet av den här artikeln kommer jag att gå igenom hur du ställer in automatiska svar från dina iOS- eller Android-enheter, vilket säkerställer att du upprätthåller tydlig kommunikation oavsett var du är. Låt oss följa stegen nedan.

Steg 1: Starta Outlook på din iOS- eller Android-enhet

Steg 2: Öppna funktionen "Automatiska svar".

1. Klicka på i det övre vänstra hörnet av sidan Hem Knappen
   
2. Klicka sedan på Inställningar knapp.
   
3. I Inställningar dialogrutan och under E-postkonton väljer du ett e-postkonto där du vill aktivera automatiska svar. I det här fallet väljer jag en utbyte konto.
   
4. I utbyte sida (om du väljer ett annat konto i föregående steg, kommer titeln på den här dialogrutan att visa domänen för det andra kontot), kan du se att Automatiska svar funktionen är avstängd. Klicka på den.
   

Steg 3: Konfigurera inställningarna för automatiska svar

I Automatiska svar i dialogrutan måste du konfigurera enligt följande.

1. I Automatiska svar sätter du på strömbrytaren.
2. Ange vem du vill skicka automatiska svar till: antingen till alla or endast till personer inom din organisation. Här väljer jag Svara till alla.
3. Skriv in svarsmeddelandet i Svara alla med textruta.
4. Klicka på bockmarkeringen i det övre högra hörnet av skärmen för att spara inställningarna.
   
   Anmärkningar:

   • I Svara under en tidsperiod fältet, slå på strömbrytaren, så kan du ställa in start- och slutdatum och tider för att skicka dina automatiska svar.
   • I Använd olika svar fältet, slå på strömbrytaren, så kan du ange olika svarsmeddelanden för personer inom eller utanför din organisation.
   • Om du väljer en annan typ av konto istället för ett Exchange-konto, Använd ett annat svarsfält visas inte i Automatiska svar dialog ruta.
   • När du återgår till föregående dialogruta kan du se att Automatiska svar funktionen har aktiverats.
     

Resultat

Nu har du aktiverat Automatiska svar i din Outlook för iOS eller Android.

Kort sagt, att kunna ställa in autosvar från kontoret i Outlook säkerställer att personerna som kontaktar dig vet att du är borta, vilket bibehåller professionell och effektiv kommunikation. Oavsett om du använder Outlook på Windows, Mac, webben eller mobila enheter är flexibiliteten och djupet som den här funktionen ger oumbärlig. Vi hoppas att den här omfattande guiden kommer att utrusta dig med kunskapen att sömlöst konfigurera dessa svar på olika plattformar, vilket säkerställer en smidig upplevelse för både dig och dina e-postkorrespondenter. För dem som är ivriga att fördjupa sig i Outlooks möjligheter, har vår webbplats en mängd handledningar. Upptäck fler Outlook-tips och tricks här.

Relaterade artiklar