Hur tilldelar och redigerar man färgkategorier till Outlook-objekt?

Genom att tilldela färgkategorier till vissa Outlook-objekt, som e-postmeddelanden, händelser och kontakter, kan du snabbt känna igen och gruppera relaterade objekt i Outlook, så att du enkelt kan spåra dem och förbättra effektiviteten. Om någon av objekten är relaterade till mer än en kategori, tilldela bara fler färgkategorier till den. I den här artikeln kommer vi att introducera metoderna för att tilldela en färgkategori till ett Outlook-objekt, och skapa dina egna kategorier, ändra färgen eller namnet på en befintlig färgkategori och andra snabba metoder för att tillämpa kategorier för att markera Outlook-objekt.

Notera: Färgkategorier fungerar inte för IMAP-konton.

Skapa en färgkategori och tilldela den en genvägsknapp i Outlook

Tilldela en färgkategori till Outlook-objekt (eller med kortkommando)

Tilldela en färgkategori till ett Outlook-objekt med snabbklick

Tilldela en färgkategori till Outlook-meddelanden med Quick Step

Redigera en färgkategori och dess genvägsknapp i Outlook

Skapa en färgkategori och tilldela den en genvägsknapp i Outlook

Outlook kommer med en uppsättning standardfärgkategorier, men det blir lättare att skapa och använda dina egna kategorier, så att du bättre kan se de associerade objekten.

1. I Post visa, på Hem fliken, i Tags grupp, klicka kategori~~POS=TRUNC > alla kategorier.

2. I popup-fönstret Färgkategorier klicka på dialogrutan Nya knapp.

3. I det nya Lägg till ny kategori dialogrutan, ge kategorin ett namn i inmatningsrutan och tilldela den en igenkännbar färg. Om du vill, ställ in en genvägsknapp för det.

4. klick OK. Du kommer att se den skapade kategorin är nu listad i Färgkategorier dialogruta som visas nedan. Klick OK för att spara kategorin och stänga dialogrutan.

Tilldela en färgkategori till Outlook-objekt (eller med kortkommando)

För att tilldela en färgkategori till ett eller flera meddelanden, möten, kontakter eller uppgifter i Outlook kan du göra enligt följande:

1. Välj de Outlook-objekt som du vill tilldela en färgkategori till.

2. Tilldela kategorin med endera sättet som visas nedan:

Om du har inte ställt in kortkommando för färgkategorin du vill tilldela de valda Outlook-objekten: Högerklicka på något av de markerade objekten, klicka kategori~~POS=TRUNC på rullgardinsmenyn och välj sedan den kategori du vill tilldela.
Notera: Om du av misstag tilldelade en färgkategori till ett objekt kan du välja objektet, högerklicka på det och sedan välja Rensa alla kategorier.
Om du har ställt in kortkommandon för den färgkategori du vill tilldela de valda Outlook-objekten: Tryck på kortkommandot.
Notera: Om du av misstag tilldelade en färgkategori till ett objekt med en genvägsknapp, kan du välja det och trycka på samma genvägsknapp för att rensa kategorin på det.

Tilldela en färgkategori till ett Outlook-objekt med snabbklick

För att tilldela en färgkategori till ett e-postmeddelande ska du gå till utsikt > Ändra vy > Single or Förhandsvisning. För att tilldela en färgkategori till en händelse eller en kontakt, vänligen klicka utsikt > Ändra vy > Lista. När du är klar gör du så här:

1. I Post visa, på Hem fliken, i Tags grupp, klicka kategori~~POS=TRUNC > Ställ in snabbklick.

2. I Ställ in snabbklick i dialogrutan väljer du färgkategorin som du vill tilldela med Quick Click.

3. Om du valde en kategori som du aldrig har använt tidigare, en Byt namn på kategori dialogruta kommer upp och frågar om du vill byta namn på kategorin:

Klicka Ja för att stänga dialogrutan och spara ändringarna när du är klar med att byta namn på den, ge den en annan färg eller ställa in en genvägsknapp för den.
Klicka Nej om du inte behöver göra några ändringar.

4. Nu kommer jag att använda ett e-postmeddelande som ett exempel. I din e-postmapp håller du muspekaren över ett meddelande som du tilldelar kategorin med snabbklick. Du kommer att se en tom ruta på Kategorier kolumn enligt nedan. Ett enda klick på det kommer att tilldela kategorin till meddelandet.

Notera: Om du av misstag tilldelade färgkategorin till ett objekt kan du välja objektet och klicka på kategorirutan igen.

Tilldela en färgkategori till Outlook-meddelanden med Quick Step

Outlook har en snabbstegsfunktion som låter dig tilldela en färgkategori till ett eller flera e-postmeddelanden i Outlook med ett klick. För att göra det, följ stegen nedan:

1. I Post visa, på Hem fliken, klicka Skapa ny i Snabba steg låda.

2. klick Välj en åtgärd för att öppna rullgardinsmenyn med flera åtgärder. Välj sedan Kategorisera meddelande.

3. klick Välj kategori för att välja en färgkategori som du ska tilldela meddelanden i Outlook med Quick Step.

4. Namnet på åtgärden kommer att fyllas i rutan Namn automatiskt, du kan ändra det för att göra det mer igenkännbart. Du kan också ställa in en genvägsknapp för den här åtgärden (här ställer jag in CTRL+SKIFT+2 som kortkommando), eller redigera verktygstipstexten. Klicka sedan Finish.

5. Upprepa ovanstående fyra steg om du behöver skapa snabba steg för andra kategorier.

6. Gå nu tillbaka till din e-postlista. Välj meddelandena som du ska tilldela färgkategorin till och klicka sedan på snabbåtgärden (EO Forum) du just skapade i Snabba steg låda. De valda meddelandena kommer sedan att kategoriseras.

Obs: Om du av misstag tilldelade en färgkategori till ett objekt kan du välja objektet, högerklicka på det och sedan välja Rensa alla kategorier från rullgardinsmenyn. Alternativt, i steg 2 ovan kan du välja Rensa kategorier istället för Kategorisera en kategori för att skapa en snabb åtgärd som rensar kategorier.

Redigera en färgkategori och dess genvägsknapp i Outlook

1. I Post visa, på Hem fliken, i Tags grupp, klicka kategori~~POS=TRUNC > alla kategorier.

2. I popup-fönstret Färgkategorier dialogrutan, gör så här för att redigera en kategori:

Välj kategorin du vill redigera.
Klicka Byt namn och skriv ett nytt namn.
Klicka på rullgardinspilen under Färg för att ge den en annan färg.
Klicka på rullgardinspilen under kort~~POS=TRUNC kommando~~POS=HEADCOMP för att ge den en annan genvägsknapp.

3. Om du behöver redigera fler kategorier, upprepa steget ovan. När du är klar klickar du OK för att spara ändringarna.

Relaterade artiklar

Hur man automatiskt färgkategoriserar e-postmeddelanden baserat på ämne i Outlook?

Färgkategorier gör att du snabbt kan känna igen och gruppera relaterade objekt i Outlook, så att du enkelt kan spåra dem och förbättra effektiviteten. I den här artikeln kommer vi att prata om hur man skapar en regel i Outlook för att automatiskt tilldela färgkategorier till e-postmeddelanden baserat på deras ämnen.

Hur tilldelar man automatiskt färgkategori till möten efter att ha accepterat dem i Outlook?

I ditt dagliga arbete kan du få flera mötes-e-postmeddelanden i Outlook. Ibland vill du tilldela en viss färgkategori till möten automatiskt när de accepteras. Normalt kan du tilldela dem manuellt, men det kommer att vara besvärligt att ställa in dem en efter en. I den här artikeln kommer jag att prata om hur man automatiskt gör det i Outlook.

Hur grupperar jag e-postmeddelanden efter specificerade färgkategorier i Outlook?

Ibland markerar du e-postmeddelanden med angivna färgkategorier och sedan kan du härska eller ta reda på dessa e-postmeddelanden enkelt eller för andra ändamål. När en massa e-postmeddelanden trängs i en e-postmapp är det svårt att ta reda på e-postmeddelandena som markeras av angivna färgkategorier med en överblick. Egentligen finns det ett par knep för att gruppera e-postmeddelanden efter angivna färgkategorier i Microsoft Outlook snabbt.

Hur man komprimerar eller expanderar alla färgkategorier som standard i Outlook?

Anta att du har tilldelat färgkategorier till e-postmeddelanden i Outlook och har grupperat alla dina meddelanden baserat på olika kategorier. Men varje gång du expanderade eller komprimerade mappen i Outlook, och sedan existerar och går tillbaka till mappen, kan du upptäcka att kategorin grupperar tillbaka till den ursprungliga vyn. I den här handledningen kommer vi att prata om metoden för att hålla Outlook kollaps eller utöka färgkategorierna. Läs vidare för att ta reda på hur.