Hur importerar och exporterar jag kategorier i Outlook?

Författare: Kelly Senast ändrad: 2024-09-23

Outlook låter dig skapa många färgkategorier i Outlook för att organisera dina e-postmeddelanden effektivt. Du kan också exportera dessa anpassade kategorier för att dela med kollegor eller importera dem till en ny dator. Den här artikeln ger en steg-för-steg-guide om hur du exporterar och importerar dina kategorier i Microsoft Outlook, vilket säkerställer att du kan underhålla ditt organisationssystem på olika plattformar eller dela det med andra.

Exportera kategorier från Microsoft Outlook

Importera kategorier till Microsoft Outlook

Exportera kategorier från Microsoft Outlook

Alla färgkategorier, inklusive standardkategorier och anpassade kategorier, kan exporteras från Microsoft Outlook. Du kan göra det på följande sätt:

Steg 1: Navigera till Notes.

Klicka på de tre prickarna (...) längst ner i navigeringsfönstret till vänster i ditt Outlook-fönster för att se fler alternativ. Från alternativen som visas klickar du på Anteckningar.

Steg 2: Skapa en ny anteckning.

Enligt Hem fliken, klicka Ny anmärkning i Nytt grupp. Skriv lite text i den nya anteckningsdialogrutan. I det här fallet anger vi texten för Kategorier.

Steg 3: Klicka på knappen längst upp till vänster i anteckningsfönstret och klicka sedan på Spara och stäng i Outlook.

Steg 4: Växla till anteckningsvyn genom att klicka på Anmärkningar ikonen i navigeringsfönstret.

Steg 5: Klicka på anteckningen du skapade tidigare och klicka sedan på kategori~~POS=TRUNC > Alla kategorier i Taggar grupp på Hem fliken.

Steg 6: Kontrollera de färgkategorier som du exporterar senare i dialogrutan Färgkategorier och klicka sedan på OK knapp.

Steg 7: Dra och flytta anteckningen till en mapp i Windows för att spara den. Den här anteckningen kommer att sparas som en .msg-fil.

AI Mail Assistant i Outlook: Smartare svar, tydligare kommunikation (magi med ett klick!) FRI

Effektivisera dina dagliga Outlook-uppgifter med AI Mail Assistant från Kutools för Outlook. Det här kraftfulla verktyget lär sig av dina tidigare e-postmeddelanden för att erbjuda intelligenta och korrekta svar, optimera ditt e-postinnehåll och hjälpa dig att skapa och förfina meddelanden utan ansträngning.

Den här funktionen stöder:

Smarta svar: Få svar skapade från dina tidigare konversationer – skräddarsydda, exakta och redo att gå.
Förbättrat innehåll: Förfina automatiskt din e-posttext för tydlighet och effekt.
Enkel komposition: Ange bara nyckelord och låt AI hantera resten, med flera skrivstilar.
Intelligenta tillägg: Utöka dina tankar med kontextmedvetna förslag.
Sammanfattning: Få kortfattade översikter av långa e-postmeddelanden direkt.
Global räckvidd: Översätt dina e-postmeddelanden till valfritt språk med lätthet.

Den här funktionen stöder:

Smarta e-postsvar
Optimerat innehåll
Sökordsbaserade utkast
Intelligent innehållstillägg
E-postsammanfattning
Flerspråkig översättning

Det bästa av allt är att den här funktionen är helt kostnadsfria evigt! Vänta inte -ladda ner AI Mail Assistant nu och njut!

Importera kategorier till Microsoft Outlook

Innan du importerar färgkategorier till din Microsoft Outlook krävs en .msg-fil med färgkategorier.

Steg 1: Växla till anteckningsvyn genom att klicka på Anmärkningar i navigeringsfönstret.

Steg 2: Dra .msg-filen med anteckningar med färgkategorier till Microsoft Outlook.

Steg 3: Flytta till e-postvyn genom att klicka på Post i navigeringsfönstret.

Steg 3: Högerklicka på ett e-postkontonamn i navigeringsfönstret och välj Egenskaper för datafiler i högerklickmenyn.

Steg 4: I dialogrutan Mappegenskaper klickar du på Uppgradera till färgkategorier knapp.

Steg 5: En varningsdialogruta kommer ut och klicka bara på Ja knapp.

Sedan kopieras alla färgkategorier som läggs till i .msg-filen i noten och importeras till Microsoft Outlook.

Steg 6: Klicka på OK i dialogrutan Mappegenskaper.

Anmärkningar:

Om din e-postkontotyp är SMTP som inte stöder anteckningen, till exempel Gmail, är detta trick inte tillgängligt.
Du kan bara uppdatera färgkategorierna om den inklistrade anteckningen och din e-postmapp tillhör samma datafil för PST eller OST.