Microsoft Outlook erbjuder tre typer av meddelandeformat: HTML, Rich Text och Plain Text. Varje meddelandeformat uppfyller olika behov.

1.1 HTML

HTML-formatet är den mest populära typen av meddelandeformat i Outlook.

Som vi vet är HTML ett webbsidespråk som hjälper oss att koda vår webbsida med rik formateringstext, bilder och andra objekt. På samma sätt får HTML-formatet hela meddelandens innehåll att se ut som en trevlig och snygg webbsida. E-postmeddelandena i HTML-format stöder de flesta vanliga teckensnittsformateringar, avsnittsformateringar, justeringar osv. Dessutom kan e-postmeddelanden i HTML-format kännas igen av de flesta e-postklienter.

Outlook-användare kan direkt använda ett meddelandetema för att skapa ett HTML-meddelande med flera förinställda rubriker, teckensnittsformatering, justeringar etc. Å andra sidan kan Outlook-användare också dekorera ett HTML-e-postmeddelande med fet typsnitt, kursiv text, understrykning, markera färg, avancerade texteffekter etc. efter behov.

Du måste dock ha lagt märke till att vissa bilder och former inte kan visas direkt i mottagarens Outlook och kräver att mottagarna laddar ner dem manuellt. Vad som är värre, Outlook-mottagare kan konfigurera för att förhindra nedladdning av bilder i HTML-e-postmeddelanden. Om bilder inte laddas ner och visas i mottagarens Outlook kommer dessa bilder att ersättas med platshållare för bilder, vilket gör hela meddelandet rörigt.

1.2 Vanlig text

Jämfört med HTML-format har Plain Text-format endast stöd för vanlig text i meddelandetexten. Formatet för vanlig text stöder inte någon formatering, som fetstil, kursiv, understruken, genomstrykning, markera färger etc. Det stöder inte heller att visa bilder och hyperlänkar i meddelandet. Om du behöver infoga viktiga bilder i meddelandet är den enda giltiga lösningen att bifoga dem som bilagor.

1.3 Rich Text

Rich Text Format stöder också flera teckensnittsformatering, hyperlänkar, tabeller, former, bilder etc. Det mesta av formateringen i Rich Text-meddelandet är dock bara kompatibel med Microsoft Outlook och Microsoft Exchange. Dessutom är bilagorna inbäddade i meddelandetexten istället för att bifogas i meddelandehuvudet.

När du skriver nya meddelanden eller svarar / vidarebefordrar meddelanden i Outlook kan vi enkelt ändra meddelandeformatet.

I det nya meddelandefönstret för att skriva, svara eller vidarebefordra klickar du bara på html, Plain Text, eller Rik text knapp i bildad grupp på Formatera text fliken.

Anmärkningar: Om svars- eller vidarebefordringsmeddelandet är inbäddat i läsfönstret måste du klicka på Poppa ut -knappen längst upp till vänster i läsfönstret för att visa svar- eller vidarebefordringsmeddelandet i meddelandefönstret.

I allmänhet skickas nya e-postmeddelanden automatiskt i HTML-format i Outlook. I vissa fall måste vi dock skicka nya e-postmeddelanden i ett annat meddelandeformat automatiskt, som vanlig text eller rik text. Här kommer det här avsnittet att vägleda dig att ändra standardmeddelandeformatet för alla nya utgående meddelanden i Outlook.

1. Klicka Fil > Tillbehör.

2. Klicka på i dialogrutan Outlook-alternativ Post i vänstra fältet, gå till Skriv meddelanden avsnittet och välj ett nytt meddelandeformat från Skriv meddelanden i detta format listrutan.

3. Klicka på OK för att spara ändringarna och stänga dialogrutan.

Från och med nu ändras alla nya meddelanden automatiskt till det angivna meddelandeformatet.

I allmänhet fick vi flera e-postmeddelanden varje dag i Outlook, och dessa e-postmeddelanden kan vara i HTML-format, Plain Text-format eller Rich Text-format. Här kommer det här avsnittet att visa dig självstudien för att snabbt ändra formatet på ett mottaget e-postmeddelande i Outlook.

1. Dubbelklicka i meddelandelistan för att öppna det angivna e-postmeddelandet.

2. Då öppnas e-postmeddelandet i ett meddelandefönster. Klick Meddelande > Handlingar > Redigera meddelande.

3. Nu kan meddelandet redigeras. Fortsätt för att aktivera Formatera text och klicka sedan på det angivna meddelandeformatet som du kommer att konvertera e-postmeddelandet till i bildad grupp.

4. Tryck ctrl + S eller klicka på Save knappen (som standard Save knappen finns i verktygsfältet för snabbåtkomst ovanför flikarna) för att spara ändringarna och stäng sedan meddelandefönstret.

Anmärkningar: Den här metoden kan bara ändra meddelandeformatet för ett mottaget e-postmeddelande i taget.

Om du alltid behöver svara eller vidarebefordra ett e-postmeddelande i vanligt textformat, kommer det här avsnittet att lösa dina problem enkelt i Outlook.

1. Klicka på i huvudgränssnittet för Outlook Fil > Tillbehör för att öppna dialogrutan Outlook-alternativ.

2. Klicka på i dialogrutan Outlook-alternativ trust Center i det vänstra fältet och klicka sedan på Trust Center Settings knapp.

3. Klicka på i dialogrutan Trust Center Email Security i det vänstra fältet och markera sedan Läs all standardpost i vanlig text alternativet i Läs som vanlig text sektion.

4. Klicka OK knapparna successivt för att stänga båda dialogrutorna.

Nu återgår det till Outlook-huvudgränssnittet, och du kommer att se att alla mottagna e-postmeddelanden i meddelandelistan konverteras till vanlig text automatiskt.

5. Välj ett e-postmeddelande som du kommer att svara och klicka sedan på Hem > Svara or Svara alla.

tips: För att vidarebefordra ett e-postmeddelande, välj e-postmeddelandet i meddelandelistan och klicka sedan på Kutools> Vidarebefordra.

6. Då ser du det svarande meddelandet eller vidarebefordringsmeddelandet skapas i vanligt textformat. Du kan komponera det svarande meddelandet och skicka det efter behov.

Anmärkningar: Om Läs all standard main i vanlig text alternativet är aktiverat kommer alla mottagna e-postmeddelanden att konverteras till formatet Plain Text automatiskt.

Om du behöver svara eller vidarebefordra e-postmeddelanden i HTML-format i Outlook kan du prova nedan VBA-kod för att enkelt lösa problemet.

1. Tryck på i Outlook andra + F11 för att öppna Microsoft Visual Basic for Applications-fönstret.

2. Klicka på i Microsoft Visual Basic for Applications-fönstret Insert > Modulernaoch klistra sedan in koden nedan i den nya modulen.

VBA: Svara eller vidarebefordra e-postmeddelanden i HTML-format automatiskt

Sub ForceReplyInHTML () 'uppdatering av ExtendOffice.com den 11/18/2020 Dim xSelection As Outlook.Selection Dim xItem As Object Dim xMailItem As Outlook.MailItem Dim xRMail As Outlook.MailItem Dim xIsPlainText As Boolean Dim xWinStr As String On Error Fortsätt Nästa xWinStr = TypeName (Application.ActiveWindow) Om xWinStr = "Explorer" Ställ sedan in xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection Om xSelection.Count> 0 Ställ sedan in xItem = xSelection.Item (1) Annars MsgBox "Inget meddelandeobjekt valt." & "Gör ett val först.", vbInformation, "Kutools for Outlook" Avsluta Sub End If ElseIf xWinStr = "Inspector" Ställ sedan in xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem Else MsgBox "Ej stöds fönstertyp." & vbNewLine & "Gör ett val" & "eller öppna ett objekt först " If xIsPlainText = False Set xMailItem = xItem If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Då xIsPlainText = True End Om xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML Ställ in xRMail = xMailItem.Reply 'If need to Reply to all recipients in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.ReplyAll' if need to forward. xMailItem.Forward If xIsPlainText = True Then xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain End If xRMail.Display (False) Set xItem = Nothing Set xMailItem = Nothing Set xRMail = Nothing End Sub

Anmärkningar: Ovanstående kod hjälper dig att svara på e-postmeddelanden i HTML-format. Om du vill svara på alla eller vidarebefordra e-postmeddelanden i HTML-format automatiskt kan du göra följande:

(1) För att svara på alla mottagare i HTML-format, ersätt den vänstra koden med den högra:
Ställ in xRMail = xMailItem.Reply      Ställ in xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) För att vidarebefordra e-postmeddelanden i HTML-format, ersätt den vänstra koden med den rätta:
Ställ in xRMail = xMailItem.Reply      Ställ in xRMail = xMailItem.Forward

3. Nu kan du klicka för att välja ett e-postmeddelande och klicka på i det angivna modulfönstret Körning knappen eller tryck på F5 för att svara, svara alla eller vidarebefordra e-postmeddelandet i HTML-format.

Det blir dock tråkigt att öppna det angivna modulfönstret för att köra VBA-koden manuellt då och då. Om vi ​​behöver använda denna VBA ofta, för att underlätta vårt arbete, kan vi lägga till denna VBA i snabbåtkomstverktygsfältet som en kommandoknapp, så att vi enkelt kan använda den här VBA-modulen med ett enda klick i framtiden.

4. I det angivna modulfönstret trycker du på ctrl + S för att spara koden och stäng sedan modulfönstret och Microsoft Visual Basic for Applications-fönstret.

5. Klicka på den lilla pilen i Outlook-huvudgränssnittet  i verktygsfältet för snabbåtkomst och välj sedan Fler kommandon från rullgardinsmenyn.

Anmärkningar: Du kan också klicka Fil > Tillbehör för att öppna dialogrutan Alternativ i Outlook och klicka sedan på Snabbåtkomstverktygsfält i vänster bar.

6. Nu kommer dialogrutan Outlook-alternativ och Snabbåtkomstverktygsfält är aktiverat i det vänstra fältet. Du kan fortsätta enligt följande:
(1) Välj Makron från Välj kommandon från rullgardinsmeny
(2) I den vänstra listrutan klickar du för att markera det angivna VBA-kommandot som vi just lagt till;
(3) Klicka på Lägg till knapp.

7. Nu läggs det angivna VBA-kommandot till i den högra listrutan. Gör så här:
(1) Klicka i den högra listrutan för att markera det angivna VBA-kommandot;
(2) Klicka på Ändra knapp;
(3) I den uppmanande dialogrutan Ändra knapp anger du en symbol för VBA-kommandot i Symbol låda;
(4) Skriv ett lättförståeligt namn för VBA-kommandot i Visa namn låda;
(5) Klicka på OK knapparna successivt för att spara ändringarna och stänga båda dialogrutorna.

Nu läggs VBA-kommandot till i verktygsfältet för snabbåtkomst enligt nedanstående skärmdump.

I framtiden kan du klicka på VBA-kommandot i snabbåtkomstverktygsfältet för att svara, svara alla eller vidarebefordra det valda e-postmeddelandet i HTML-format, oavsett vilket meddelandeformat det ursprungliga e-postmeddelandet är.

Om du vill svara eller vidarebefordra e-postmeddelanden i klartextformat men inte påverkar meddelandeformatet för mottagna e-postmeddelanden i Outlook, hur kan du hantera det? Finns det någon annan enkel lösning att svara eller vidarebefordra i HTML förutom ovanför VBA? Och hur är det att svara eller vidarebefordra i rikt textformat automatiskt? Här kommer det här avsnittet att presentera fantastiska verktyg från tredje part, Fast svarformatering och Fast formatering framåt tillhandahålls av Kutools för Outlook att alltid svara eller vidarebefordra alla e-postmeddelanden med det angivna meddelandeformatet automatiskt.

1. Klicka Kutools > Fast formatering > Fast svarformatering > Ställ in svarsformatering.

Anmärkningar: Klicka på för att vidarebefordra någon e-post i ett fast meddelandeformat Kutools > Fast formatering > Fixad Froward-formatering > Ställ in formatering framåt.

2. I dialogrutan Ange svarformatering eller Ange vidarebefordra formatering, kontrollera det angivna meddelandeformatet som du alltid kommer att svara eller vidarebefordra i och klicka på OK knapp.

3. Fortsätt för att klicka Kutools > Fast formatering > Fast svarformatering (eller Fast formatering framåt)> Aktivera fast svarformatering (eller Aktivera fast vidarebefordran) för att aktivera funktionen.

Och i dialogrutan för att bekräfta Kutools för Outlook igen, klicka på OK knapp.

Från och med nu, när du klickar Hem > Svara, Svara alla, eller Framåt För att svara / vidarebefordra ett e-postmeddelande ändras svaret eller vidarebefordran automatiskt till det angivna meddelandeformatet.