Hoppa till huvudinnehåll

E-posttaggar - Flaggor, viktnivå, känslighetsnivå och kategorier

I Outlook kan vi enkelt lägga till flaggor, färgkategorier, markera viktighetsstatus, känslighetsnivåer etc. för mottagna e-postmeddelanden. På samma sätt kan vi också lägga till dessa egenskaper för den nya e-posten för att skriva, svara eller vidarebefordra. Här kommer den här guiden att vägleda dig att enkelt lägga till dessa egenskaper för att redigera e-postmeddelanden i Outlook.

Innehållsförteckning

Anmärkningar: Metoder som introduceras på den här sidan gäller för skrivbordsprogrammet Microsoft Outlook 2019 i Windows 10. Och instruktionerna kan variera avsevärt eller något beroende på versionen av Microsoft Outlook och Windows-miljöerna.


1. Lägg till flagga eller påminnelse i e-postmeddelanden

1.1 Lägg till flagga eller påminnelse i ett enda e-postmeddelande innan du skickar det

När du skriver / svarar / vidarebefordrar ett e-postmeddelande i meddelandefönstret kan vi enkelt lägga till uppföljningsflaggor, anpassade flaggor eller påminnelser till e-postmeddelandet.

1.1.1 Lägg till uppföljningsflagga i ett enda e-postmeddelande innan du skickar det

Klicka på i det nya fönstret för att skriva, svara eller vidarebefordra Meddelande > FÖLJA UPPoch plocka sedan upp en flagga från rullgardinsmenyn efter behov.

Då ser du att en flagginformation läggs till ovanför meddelandehuvudet enligt nedanstående skärmdump:

tips:
(1) Om svars- / vidarebefordringsmeddelandet är inbäddat i läsfönstret måste du klicka på popup-knappen för att visa svars- / vidarebefordringsmeddelandet i meddelandefönstret.

(2) Efter att ha skickat detta e-postmeddelande, följ upp flaggan  visas automatiskt bredvid det skickade e-postmeddelandet i meddelandelistan, och det skickade e-postmeddelandet läggs automatiskt till i att göra-listan också.

(3) Dessa typer av uppföljningsflaggor fungerar endast i avsändarnas Outlook. Mottagarna får inte uppföljningsflaggorna.

1.1.2 Lägg till anpassad flagga eller påminnelse i ett enda e-postmeddelande innan du skickar

Om du behöver lägga till en anpassad flagga eller påminnelse till det aktuella e-postmeddelandet för att skriva, svara eller vidarebefordra kan du göra följande:

1. Klicka på i det nya fönstret för att skriva, svara eller vidarebefordra Meddelande > FÖLJA UPP > Custom or Lägg till påminnelse som du behöver.

Anmärkningar: Om svar / vidarebefordran är inbäddad i läsfönstret måste du klicka på Poppa ut -knappen för att först visa svar / vidarebefordran i meddelandefönstret.

2. Gå till dialogrutan Anpassad Flagga för mig avsnittet och gör så här:
(1) Skriv in den flaggade texten i Flagga till låda;
(2) Ange startdatum och förfallodatum efter behov;
(3) Om du behöver lägga till en påminnelse för e-postmeddelandet, kryssa i påminnelse och ange påminnelsedatum och -tid efter behov.

3. Klicka på OK knapp.

4. Skapa och skicka e-postmeddelandet.

1.2 Flagga automatiskt alla utgående e-postmeddelanden

Om du automatiskt behöver flagga alla utgående e-postmeddelanden kan du skapa en regel för att uppnå det.

1. Klicka på i e-postvyn Hem > regler > Hantera regler och varningar.

2. Klicka på i dialogrutan Regler och varningar Ny regel under Email Regler fliken.

3. Klicka på för att markera i reglerguiden Tillämpa regel på meddelanden som jag skickar, och klicka på Nästa knapp.

4. Kontrollera inte några villkor i den andra reglerguiden och klicka Nästa direkt. Klicka sedan i dialogrutan för att poppa ut Microsoft Outlook Ja att fortsätta.

Anmärkningar: Om du bara vill lägga till flaggor för e-postmeddelanden som uppfyller specifika villkor kan du markera de specifika alternativen och ange villkoren och sedan klicka på Nästa knapp.

5. I den tredje reglerguiden:
(1) Kryssa för flagga meddelande för handling på ett antal dagar alternativet i steg 1 sektion;
(2) Klicka på den understrukna texten åtgärd på ett antal dagar i steg 2 sektion;
(3) I den pop-up-dialogrutan Flaggmeddelande, ange den flaggade texten och påminn varaktigheten efter behov, och klicka OK;
(4) Nu återgår den till Regelguiden och klickar på Nästa.

6. Klicka på i den fjärde reglerguiden Nästa direkt.

tips: Här kan vi ställa in undantag för att köra denna regel. Om det behövs, ange regelundantagen efter behov.

7. I den sista reglerguiden, namnge regeln, ange alternativen för löpande regel och klicka på Finish knapp.

Ibland dyker det upp en Microsoft Outlook-dialogruta, klicka på OK knappen för att stänga den.

8. Sedan går vi tillbaka till dialogrutan Regler och varningar, klickar på OK att stänga den.

Från och med nu kommer alla utgående e-postmeddelanden att flaggas automatiskt.

Anmärkningar:
(1) Regeln kommer inte att flagga utgående e-postmeddelanden om vi stänger Outlook.
(2) Regeln lägger bara till flagga för det skickade objektet i avsändarens Outlook, och mottagarna får inte flagginformationen.


2. Ställ in viktiga nivåer för e-post

2.1 Markera ett e-postmeddelande som viktigt

När du skriver ett nytt e-postmeddelande eller svarar / vidarebefordrar ett e-postmeddelande i Outlook kan du lägga till eller ändra prioriteten för e-postmeddelandet.
Klicka på i det nya fönstret för att skriva, svara eller vidarebefordra Mycket viktigt or Låg betydelse -knappen för att ställa in prioriteten för det för närvarande redigerade e-postmeddelandet direkt.

Anmärkningar:
(1) Om Mycket viktigt or Låg betydelse -knappen redan har markerats kan du klicka på knappen igen för att avbryta viktighetsprioriteten från e-postmeddelandet.

(2) Alternativt kan du klicka på ankaret  längst ner till höger på Tags grupp på Meddelande för att aktivera dialogrutan Egenskaper, ange en viktighetsprioritet från Betydelse listrutan och stäng dialogrutan.

(3) Förresten, i det nya fönstret för att skriva, svara eller vidarebefordra kan du också klicka Fil > Info > Våra Bostäder för att öppna dialogrutan Egenskaper och ange sedan prioritetsvikt från Betydelse listrutan.

(4) När svars- eller vidarebefordringsmeddelandet är inbäddat i läsfönstret kan du klicka på Mycket viktigt or Låg betydelse knappen på Meddelande flikSkapa verktyg) direkt.

2.2 Markera alla nya e-postmeddelanden som viktiga automatiskt

Om du vill markera alla utgående e-postmeddelanden som hög prioritet automatiskt kan du konfigurera Outlook-alternativen enligt följande:

1. Klicka på i e-postvyn Fil > Tillbehör för att öppna dialogrutan Outlook-alternativ.

2. Klicka på i dialogrutan Outlook-alternativ Post i vänster sidofält, gå till Skicka meddelanden avsnittet och ange standardvikt från Standardviktnivå listrutan.

3. Klicka på OK knapp.

Från och med nu kommer alla nya e-postmeddelanden och svar som du skickat att markeras som den angivna standardvärdesnivån automatiskt. Vidarebefordran av e-postmeddelanden kommer dock att förbli viktighetsnivån för de ursprungliga e-postmeddelandena.

2.3 Anteckningar

När mottagarna får e-postmeddelanden som är markerade som olika prioriteringar ser de att e-postmeddelanden med hög prioritet är markerade med röda utropstecken  , och e-postmeddelanden med låg vikt markeras med blå nedåtpilar  i meddelandelistan som visas nedan.

När mottagare läser e-postmeddelandena i läsfönstret eller meddelandefönstret läggs informationen om viktighetsnivå till under meddelandehuvudet enligt ovanstående skärmdump.


3. Ställ in känslighetsnivåer för e-post

3.1 Markera ett meddelande som konfidentiellt, privat, personligt eller normalt

I det nya meddelandefönstret för att skriva, svara eller vidarebefordra kan vi enkelt ställa in en känslighetsstatus för det aktuella e-postmeddelandet enligt följande:

1. Klicka på i det nya fönstret för att skriva, svara eller vidarebefordra Fil > Info > Våra Bostäder för att öppna dialogrutan Egenskaper.

tips:
(1) Alternativt kan du också öppna dialogrutan Egenskaper genom att klicka på ankaret  längst ner till höger på Tags grupp på Meddelande fliken.

(2) Om svars- eller vidarebefordringsmeddelandet är inbäddat i läsfönstret kan du klicka på ankaret  längst ner till höger på Tags grupp på Meddelande flikSkapa verktyg).

2. Välj en känslighetsstatus i dialogrutan Egenskaper Känslighet rullgardinsmenyn efter behov och stäng dialogrutan.

Nu är känslighetsstatusen inställd för det aktuella e-postmeddelandet, sedan skriver du och skickar det efter behov.

3.2 Markera automatiskt alla nya e-postmeddelanden som konfidentiella, privata, personliga eller normala

Du kan också konfigurera Outlook-alternativen för att automatiskt lägga till den angivna känslighetsstatusen för alla nya e-postmeddelanden.

1. Klicka på i e-postvyn Fil > Tillbehör för att öppna dialogrutan Outlook-alternativ.

2. Klicka på i dialogrutan Outlook-alternativ Post i vänster sidofält, gå till Skicka meddelanden avsnittet och ange standardkänslighetsnivån efter behov.

3. Klicka på OK knapp.

Från och med nu kommer alla nya e-postmeddelanden att ställas in på standardkänslighetsstatus automatiskt.

tips: svar och vidarebefordran förblir känslighetsstatus för original e-postmeddelanden.

3.3 Anteckningar

1. När mottagare får ett e-postmeddelande med känslighetsstatus kommer de att få information om känslighetsstatus under meddelanderubriken när de läser den i läsrutan eller meddelandefönstret.

2. Ett meddelande som har en känslighetsnivå på Privat kommer inte att vidarebefordras eller omdirigeras av en mottagares inkorgsregler.


4. Kategorisera e-postmeddelanden innan de skickas

Vi kan också lägga till en eller flera kategorier för ett nytt e-postmeddelande för att skriva, svara eller vidarebefordra i Outlook.

4.1 Kategorisera ett e-postmeddelande

I det nya fönstret för att skriva, svara eller vidarebefordra kan du lägga till en eller flera kategorier för e-postmeddelandet enligt följande:

1. Klicka på i det nya fönstret för att skriva, svara eller vidarebefordra Fil > Info > Våra Bostäder för att öppna dialogrutan Egenskaper.

tips:

(1) Du kan också klicka på ankaret  längst ner till höger på Tags grupp på Meddelande fliken för att öppna dialogrutan Egenskaper.

(2) Om svars- eller vidarebefordringsmeddelandet är inbäddat i läsfönstret kan du klicka på ankaret  längst ner till höger på Tags grupp på Meddelande flikSkapa verktyg) för att öppna dialogrutan Egenskaper.

2. I dialogrutan Egenskaper anger du kategorierna från Kategorier rullgardinsmenyn efter behov och stäng dialogrutan.

Tips:
(1) Du kan ange en färgkategori från Kategorier listrutan åt gången och upprepa åtgärden för att lägga till flera färgkategorier.

(2) Du kan också klicka Kategorier > alla kategorier för att öppna dialogrutan Färgkategorier. Och i den nya dialogrutan kan du skapa, byta namn på eller ta bort kategorier efter behov eller kryssa i flera kategorier i bulk om det behövs.

(3) Klicka på i dialogrutan Egenskaper Kategorier > Rensa alla kategorier för att ta bort alla befintliga kategorier från det aktuella redigerings-e-postmeddelandet.
Skriv sedan och skicka e-postmeddelandet efter behov.

4.2 Kategorisera automatiskt alla nya e-postmeddelanden

I vissa fall kan du behöva automatiskt kategorisera alla utgående e-postmeddelanden eller utgående e-post efter speciella kriterier, du kan skapa en regel för att uppnå det.

1. Klicka på i e-postvyn Hem > regler > Hantera regler och varningar.

2. I dialogrutan Regler och varningar klickar du på Ny regel knapp under Email Regler fliken.

3. Klicka i rutguiden för att markera Tillämpa regel på meddelanden som jag skickar alternativet och klicka på Nästa knapp.

4. I den andra reglerguiden klickar du på Nästa utan att ange några villkor och klicka sedan på Ja i Microsoft Outlook-dialogrutan.

tips: Om du behöver lägga till kategorier för e-post efter kriterier kan du markera motsvarande villkor och konfigurera villkoren efter behov.

5. I den tredje reglerguiden gör du så här:
(1) Kryssa för tilldela den till kategorikategorin alternativet i steg 1 sektion;
(2) Klicka på den understrukna texten “kategori"I steg 2 sektion;
(3) Nu kommer dialogfönstret Färgkategorier ut. Markera en eller flera färgkategorier efter behov.
(4) Klicka på OK knapp;
(5) Klicka på Nästa knappen i reglerguiden.

6. I den fjärde reglerguiden anger du undantagen vid behov och klickar på Nästa knapp.

7. I den senaste reglerguiden, namnge den nya regeln i steg 1 markera de löpande alternativen som du behöver i steg 2 avsnittet och klicka på Finish knapp.

Anmärkningar: Om varningen Microsoft Outlook visas, klicka på OK knappen för att gå vidare.

8. Nu återgår den till dialogrutan Regler och varningar, klicka på OK knappen för att spara ändringar och stänga den.

Från och med nu läggs alla utgående e-postmeddelanden (eller e-postmeddelanden som uppfyller kriterierna om du har angett) till de angivna färgkategorierna automatiskt.
tips: Det kräver att Outlook körs regelbundet. Om Outlook inte körs kategoriseras inte utgående e-post.

4.3 Anteckningar

Kategorierna skickas med e-post till mottagarna. När mottagarna får dessa e-postmeddelanden i Outlook får de färgkategorierna förutom e-postmeddelandet i meddelandelistan och högst upp i meddelandens innehåll i läsfönstret eller meddelandefönstret.


Fler artiklar ...


Bästa kontorsproduktivitetsverktyg

Kutools för Outlook - Över 100 kraftfulla funktioner för att överladda din Outlook

📧 Email Automation: Frånvaro (tillgänglig för POP och IMAP)  /  Schemalägg Skicka e-post  /  Auto CC/BCC enligt regler när du skickar e-post  /  Automatisk vidarebefordran (avancerade regler)   /  Lägg automatiskt till hälsning   /  Dela automatiskt e-postmeddelanden med flera mottagare i individuella meddelanden ...

📨 Email Management: Hämta enkelt e-postmeddelanden  /  Blockera bluff-e-postmeddelanden av ämnen och andra  /  Ta bort duplicerade e-postmeddelanden  /  Avancerad Sökning  /  Konsolidera mappar ...

📁 Bilagor ProBatch Spara  /  Batch lossa  /  Batchkomprimera  /  Automatisk sparning   /  Auto Lossa  /  Automatisk komprimering ...

🌟 Gränssnittsmagi: 😊 Fler vackra och coola emojis   /  Öka din Outlook-produktivitet med flikar  /  Minimera Outlook istället för att stänga ...

👍 Underverk med ett klick: Svara alla med inkommande bilagor  /   E-postmeddelanden mot nätfiske  /  🕘Visa avsändarens tidszon ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Kontakter och kalender: Lägg till kontakter i grupp från valda e-postmeddelanden  /  Dela upp en kontaktgrupp till individuella grupper  /  Ta bort påminnelser om födelsedag ...

Över 100 funktioner Vänta på din utforskning! Klicka här för att upptäcka mer.

Läs mer       Gratis nedladdning      Inköp
 

 

Comments (1)
No ratings yet. Be the first to rate!
This comment was minimized by the moderator on the site
You are giving valuable things and helping a lot. Thank you for this guide and has an Amazing piece of content.
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations